기획전을 준비한다면 꼭 알아야 할 업무 방법 3가지

ALLO Team

2025년 11월 28일 • 23 min read

브랜드 기획전 운영을 준비하는 과정에서 마케터, MD, 디자이너, 운영 담당자 등 팀원들이 모여 기획 방향을 잡고 상품을 선정하며 디자인을 완성하기까지 수많은 논의가 이루어지지만, 그 과정에서 내용을 잘 정리하고 공유하지 못해 커뮤니케이션 혼선과 빈번하게 발생합니다. 한 글로벌 조사에서는 직원과 경영진의 86%가 “비효율적인 소통과 협업이 업무 실패의 주요 원인”이라고 답했을 정도로, 협업 문제는 매출 증가에 치명적 영향을 줍니다.

특히 메신저, 이메일, 구두 지시에 의존하는 현 방식에는 한계가 있습니다. 예컨대 어떤 실무자가 프로젝트와 관련한 커뮤니케이션을 카카오톡으로 진행했는데, 한 달 뒤 초반 대화와 공유 파일을 찾느라 한 시간 넘게 채팅 기록을 뒤져야 했고, 결국 초기 자료가 만료되어 다시 요청하는 번거로움을 겪었습니다. 업무용이 아닌 비공식 채널에 공유된 정보는 축적되지 않고, 정확히 기록되지 않아 같은 실수가 반복되기 쉽습니다. 기획전 콘셉트부터 디자인 시안까지 진행하며 의견 충돌이 생겨도 나중에 근거를 찾기 어렵고, 담당자별로 다르게 이해한 내용이 조율되지 못하면 의견 불일치로 이어집니다. 그 결과 상품 구성 지연, 디자인 반복 수정, 출시 일정 차질이 빚어지고, 시장 기회는 점점 작아지게 됩니다.

기획전마다 반복적으로 겪는 문제

팀원 간 정보 불일치: 부서별로 기획 문서나 정보를 따로 관리하면서 기획전을 분비하는 과정에서 잦은 의견 충돌이 생깁니다. MD는 상품명을 업데이트했지만 마케터는 예전 데이터를 참고하고, 디자인팀은 변경된 프로모션 내용을 전달받지 못하는 경우가 허다합니다. 이러한 정보 불균형 때문에 기획 의도와 디자인 결과물이 어긋나고 한쪽에서 잘못 수정된 내용을 뒤늦게 발견해 다시 수정하는 불필요한 낭비로 이어집니다.
상품 선정 기준 부족: 기획전에 포함할 상품을 결정하는 과정에서도 객관적 기준 없이 진행하게 됩니다. MD는 매출 데이터나 재고 상황을 고려하고 싶어도 분석 데이터를 제때 공유 받지 못하거나, 과거 유사 기획전의 성과 데이터가 축적되어 있지 않아 감에 의존하게 되는 경우가 많습니다. 그 결과 선정된 상품 구성이 기획 콘셉트나 타깃 고객과 어긋나 판매 부진으로 이어지기도 합니다. 커머스 기획의 핵심은 적합한 상품 매칭인데, 근거 부족으로 선정을 잘못하면 마케팅팀은 프로모션 효과를 내기 어렵고, 디자인팀도 매력적으로 연출하기 힘든 상품을 꾸미느라 애를 먹습니다. 데이터 기반 상품 선정 기준이 없으면 팀 내 논의도 이성적 판단보다는 직감에 치우쳐 비효율적인 회의가 반복될 수 있습니다.
디자인 제작 지연: 한정된 디자이너 인력에 과도한 업무가 몰려 제작 지연이 발생합니다. 기획전 배너, 상세 페이지, SNS 홍보물 등 디자인 수요는 많은데, 정작 초기 기획이 지연되거나 잦은 수정 요청이 쌓이면 일정이 막판에 몰려 디자이너가 야근을 밥 먹듯이 해야 하는 상황이 벌어집니다. 우선순위가 불분명한 상태에서 모든 부서가 디자인을 요청하면 리소스 관리가 안 되어 일부 작업은 밀리고, 결국 전체 프로젝트 일정이 늘어집니다. 실제로 업무 분장이 잘 안되면 팀 전체에 부하가 걸리고 생산성이 떨어진다는 연구 결과가 있습니다.
메신저·구두 위주의 소통에 따른 혼선: 앞서 언급했듯, 메신저 대화나 구두 전달만으로 협업이 진행되면 논의된 내용이 금방 휘발되어 문제가 발생합니다. 카카오톡이나 이메일로 주고받은 논의 내용을 따로 정리하지 않고 담당자들의 머릿속에만 남아 있어, 시간이 지나면 누가 어떤 말을 했는지 잊어버리기 일쑤입니다. 심지어 메신저로는 파일 공유에도 한계가 있어 나중에 찾기 어렵고, 회의 때 나온 피드백은 따로 정리하지 않으면 사라집니다. 그 결과 매번 같은 내용을 물어보거나 지난번에 결정된 내용도 다시 논의하는 문제가 발생합니다. 구두 전달 또한 당사자 외에는 알 수 없어 잘못된 방향으로 진행돼도 금방 알아차릴 수 없습니다. 이러한 소통 방식은 협업의 투명성이 부족해지고, 새로 투입된 인원이 과거 히스토리를 파악하기 어렵게 만들며, 팀워크보다는 개인 의존도를 높입니다.
성과 데이터 축적 부재로 인한 실수 반복: 많은 기업에서 기획전 후에도 사후 분석이나 성과 정리를 체계적으로 하지 않습니다. 어떤 상품이 잘 팔렸고 어떤 마케팅 크리에이티브가 효과적이었는지, 문제는 무엇이었는지를 기록해두지 않으면 다음에 비슷한 기획전을 할 때 같은 오류를 되풀이하게 되며, 유사 프로젝트를 진행하더라도 재활용할 자료가 없어 매번 새로 기획하게 됩니다. 예를 들어 직전 기획전에서 쿠폰 할인율 설정이 잘못되어 수익성이 떨어졌다면 이를 교훈 삼아 다음에는 실수 없이 설정해야 하는데, 기록이 없다면 같은 실수로 인해 또다시 손해를 볼 수 있습니다. 데이터와 피드백의 관리가 부족하면 업무 개선이 더디고 실수가 반복되어 열심히 하지만 성과가 없는 결과를 초래하게 됩니다.
트렌드 인지 지연 및 시장 대응력 약화: 요즘 시장 트렌드는 시시각각 변하며, 기획도 유행을 빠르게 반영해야 성공할 수 있습니다. 하지만 정보 공유가 늦고 의사결정에 시간이 걸리면 시장 흐름을 놓치기 쉽습니다. 실제로 마케팅 민첩성은 경쟁우위의 핵심으로, 새로운 트렌드에 빠르게 적응하는 기업이 그렇지 않은 기업보다 돋보이고 시장점유율을 가져간다는 분석도 있습니다. 반대로 말하면, 내부 협업 지연으로 느린 대응을 보이는 기업은 기회를 놓치고 경쟁자에게 고객을 빼앗길 가능성이 높습니다.

다른 기업들은 어떻게 준비하고 있을까?

실제 업계에서도 이러한 문제를 빠르게 인지하고 프로세스 개선이나 피드백 솔루션 도입으로 해결한 사례들이 나타나고 있습니다. 패션, 뷰티, F&B 등 각 분야 대표 사례와, 문제 유형별 혁신 사례를 살펴보겠습니다.

Zara의 민첩한 협업과 빠른 트렌드 대응: 패션 리테일 기업 Zara(자라)는 협업 구조와 피드백 활용 면에서 업계 모범으로 꼽힙니다. Zara는 디자이너, 상품기획, 생산팀이 긴밀히 협업하여 유행 데이터를 실시간 공유하고 신상품을 기획합니다. 본사 디자인실과 매장 판매 데이터가 일일 단위로 공유되어 인기 트렌드가 파악되면 즉각 디자인에 반영되고, 생산팀과 논의하여 2주 내 신제품을 출시하는 초고속 프로세스를 구축했습니다. 전통 패션업계가 신상품 출시까지 6개월 걸리는 것과 대비되는 엄청난 속도이며, 이는 팀 간 피드백 공유가 활발한 덕분입니다. 현장 매니저와 본사 기획자가 매일 소통해 “어떤 디자인이 고객 반응이 좋은지” 데이터를 공유하고, 디자이너는 이를 반영해 즉각 시안을 수정합니다. 또한 Zara는 고객 피드백도 제품 설계에 반영하는데, 소셜미디어와 매장 피드백을 한 곳에 모아 상품개발에 투입함으로써 늘 고객 선호에 부합하는 디자인을 내놓습니다. 이러한 신속한 협업 체계 덕분에 Zara는 유행에 가장 먼저 대응하며, 트렌드를 이끌어가는 브랜드로 자리매김했습니다. 이는 기획전에서도 시사점이 큰데, 팀 중심의 빠른 정보 공유와 빠른 피드백 반영이 뒷받침될 때 시장 변화를 주도할 수 있음을 보여줍니다.
Benefit Cosmetics의 협업 툴 도입 효과: 글로벌 뷰티 브랜드 베네피트 코스메틱스(Benefit Cosmetics)는 협업 툴 도입으로 기획전과 마케팅 캠페인 운영 효율을 극적으로 개선했습니다. 베네피트의 미국 팀은 과거 이메일과 스프레드시트로 마케팅 일정을 관리하면서 커뮤니케이션에 어려움을 겪었으나, 협업 툴을 도입한 후 놀라운 성과 개선을 이루었습니다. 중앙 집중화된 플랫폼에 모든 업무 요청과 커뮤니케이션을 올려두자 커뮤니케이션 단절이 사라지고 불필요한 작업이 줄어 연간 52일에 달하는 업무 시간을 절약했습니다. 특히 디자인 피드백이나 요청사항을 한 곳에서 관리하게 되어 중복 작업이나 수정을 빠뜨리는 일이 없어졌고, 캠페인 일정 계획도 템플릿 화하여 일정 세팅 시간을 1시간에서 5분으로 단축했습니다. 이로써 기획전 준비 리드타임이 대폭 줄어들어 시장 타이밍에 맞춰 프로모션을 전개할 수 있었고, 디자인팀도 필요한 정보를 모두 한 곳에서 확인하며 작업하니 시안 수정 작업이 빨라졌습니다. “크리에이티브 팀이 모든 핵심 정보를 한 곳에서 확인할 수 있게 되어 디자인 작업이 신속해졌다”라는 평가처럼, 디자인 일정관리도 완화되었습니다. 나아가 명확한 업무 분장으로 각 디자이너의 업무량 가시화가 가능해져 무리한 일정 없이 효율적으로 인력을 운용하게 되었습니다.
이 외 기능별 사례로는, 협업 프로세스 자체를 정비하여 성과를 낸 경우들이 있습니다. 예컨대 한 글로벌 건강식품 기업은 과거 프로젝트별 발생했던 이슈를 협업툴을 통해 한 공간에 축적해, 이후 유사 프로젝트에서 동일 이슈 재발이 크게 감소했다고 합니다. 프로젝트 완료 후 레슨 런(lessons learned)을 문서화하고 검색 가능하게 공유함으로써, 다른 팀이 새로운 프로젝트를 시작하기 전에 지난 사례를 참고해 시행착오를 줄이는 문화를 정착시킨 것입니다. 이는 앞서 지적한 사후 분석 및 성과 데이터 축적 문제를 해결한 사례로, 실제로 마케팅을 진행하며 “얻은 교훈을 모든 팀이 접근 가능하게 해야 과거 문제를 반복하지 않는다”라는 프로젝트 관리 원칙을 잘 실천한 경우입니다. 또한 국내 한 패션 이커머스 기업은 실시간 공유 보드로 MD, 물류, 마케팅 지표를 한 곳에서 볼 수 있게 함으로써 부서 간 정보 격차를 줄이고 일정을 단축했습니다. 이처럼 문제점별로 데이터와 도구를 활용한 개선 사례가 축적되고 있으며, 이는 기획전 협업에도 충분히 응용 가능합니다.

기획, 디자인, 운영, 성과 보고를 한 곳에서 할 수 있다면?

브랜드 콘셉트, 비주얼, 톤앤매너를 한 공간에서 시각적으로 구현하는 협업 캔버스 – 디자이너, 기획자, 마케터, 세일즈가 실시간으로 아이디어를 기록·공유하고 프로젝트를 함께 완성합니다

이러한 문제들을 해결하려면 기획 단계부터 한 공간에서 협업할 수 있는 새로운 접근이 필요합니다. 이상적인 구조는 마케팅, MD, 디자인 모든 실무자가 단일 협업 플랫폼에 모여 기획전 콘셉트, 콘텐츠 방향성, 상품 구성 정보를 공유하고 실시간으로 피드백을 주고받는 것입니다. 즉, 기획자들은 초안 아이디어를 올리고, MD는 추천 상품 리스트와 재고 정보를 붙이며, 디자이너는 시각화된 목업을 같은 화면에서 제시해 함께 보면서 의견을 나누는 형태를 생각해 볼 수 있습니다. 모든 피드백과 결정이 한 곳에 기록되므로 누가 언제 무엇을 제안했고 변경했는지 히스토리가 남아 투명한 협업이 이뤄집니다. 메신저로 전달하다 회의실로 가서 다시 설명하는 게 아니라, 온라인 화이트보드 안에서 댓글을 남기고 업데이트하니 업무 진행속도가 빨라집니다. 실제 연구에서도 협업 기술의 발전으로 이메일 등 기존 시스템에 의존하던 방식을 넘어서 자료 공유와 피드백을 한곳에 모으는 것이 최근 높은 성과를 내는 팀의 특징으로 지목됩니다. 이런 환경에서는 자료가 흩어지지 않고 검색 가능한 기록으로 남기에, 중간에 새로운 팀원이 합류해도 플랫폼 내에서 검색을 통해 금세 파악할 수 있고, 이해도를 높여 실수를 예방할 수 있습니다.

이상적인 협업을 현실화하는 솔루션으로 최근 주목받는 것이 ALLO와 같은 디자인/리뷰 시스템입니다. ALLO는 업무용 메신저, 파일 공유 드라이브, 프로젝트 관리, 디자인 피드백 보드를 하나의 시각적 플랫폼으로 결합한 도구로, 앞서 언급한 통합 환경을 제공합니다. 예를 들어 ALLO의 캔버스 기능을 사용하면 기획전 페이지의 레이아웃 초안을 시각적으로 펼쳐두고 마케팅팀은 텍스트 카피를, 디자이너는 비주얼을, MD는 상품 정보를 각각 그 위에 올려 동시에 작업할 수 있습니다. 각 요소에는 댓글로 피드백을 달고 수정 제안을 할 수 있어, 디자인 시안을 이메일 첨부로 주고받으며 피드백 놓치는 일이 없어집니다. 실시간 공동 편집과 댓글 알림을 통해 “모두 같은 문서와 그림을 보며 대화” 하는 효과가 나와 회의로 자리 옮길 필요 없이 온라인상에서 결정이 이뤄집니다. 한 사용자는 “메신저로 하다가 결국 회의실로 이동해야 했던 시간을 ALLO에서는 획기적으로 줄일 수 있었다”라고 평가했습니다 – 그만큼 시간 절약에 도움이 된다는 뜻입니다. 또한 ALLO는 AI 기능을 업무 흐름에 접목해 차별화를 갖습니다. 예컨대 회의록을 사람이 일일이 정리하지 않아도 AI가 캔버스 대화를 요약해 주고, 할 일을 자동으로 추출해 지정해 줍니다. 마케팅 측면에서는 피드백 자동화로 유사한 과거 기획전 데이터를 AI가 추천해 주어 “이전 봄 세일 기획전에서는 어떤 상품군이 반응이 좋았는지” 등을 팀에 인사이트로 제공하는 것도 가능해집니다. 이런 지능형 피드백 시스템은 일상적인 반복 피드백 작업을 줄이고, 팀원들은 보다 창의적이고 전략적인 논의에 집중할 수 있게 해줍니다.

무엇보다 ALLO의 강점은 기존 도구들의 분절된 기능을 통합하여 원페이지 협업 환경을 제공한다는 점입니다. 과거에는 기획전 하나 진행하려고 Slack으로 대화하고, Google Docs로 아이디어 정리하고, Excel로 상품 리스트 관리하고, Zoom으로 회의하고, 디자인 시안은 이메일로 보내는 등 툴을 전전하며 공유 받은 정보를 따라잡기 바빴습니다. ALLO에서는 이러한 기능이 한데 묶여 있으므로 컨텍스트 전환 비용이 사라집니다. 캔버스 한 화면에서 할 일 현황, 시안 이미지, 메모, 일정 타임라인을 업로드하여 확인하니 모든 팀원이 최신 정보를 확인하며 움직이는 것입니다. 이는 곧 모두가 같은 그림을 본다( single source of truth)는 뜻이고, 결과적으로 협업 중 오해가 줄고 실행력이 높아지게 됩니다.

기존 툴 대비 통합성과 효율성 측면에서 ALLO가 갖는 장점은, 협업에 소요되는 별도 커뮤니케이션 비용을 크게 절약한다는 것입니다. 한 곳에 모여 있으니 피드백을 놓칠 우려도 적고, 모바일 연동까지 되어 언제 어디서든 팀원이 참여해 코멘트할 수 있어 실시간성도 담보됩니다. 예를 들면, 팝업스토어 실수가 발생한 부분을 바로 촬영해 올려 사무실 직원에게 전달할 수 있죠. 정리하면, ALLO와 같은 AI 협업 툴은 기획전 실무 팀에게 통합된 디지털 작업 공간을 제공하여 기획-상품-디자인-운영이 처음부터 끝까지 한 흐름으로 진행되게 해줍니다. 이를 통해 앞서 열거한 콘셉트 확정 지연, 정보 불일치, 디자인 일정관리, 커뮤니케이션 미스, 휴먼 에러 등의 문제가 원천적으로 해소될 수 있습니다. 단순히 새로운 툴을 도입하는 것을 넘어, 업무 방식을 데이터 중심, 개방형 협업 문화로 바꾸는 효과를 가져오기 때문에 피드백이 축적되고 팀 학습능력이 향상되는 장기적 이점도 기대할 수 있습니다.

시장 경쟁 우위를 위한 성공 공식

통합된 협업 구조를 갖춘 조직은 시장 대응 속도와 기획 완성도 면에서 확실한 경쟁우위를 가질 수 있습니다. 팀이 한 몸처럼 움직이며 빠르게 의사결정하고 수정 보완할 수 있다면, 트렌드를 인지했을 때 남들보다 한발 앞서 기획하고 런칭해 시장 장악을 할 수 있습니다. 실제로 “마케팅 트렌드에 신속히 적응하는 기업이 그렇지 않은 경쟁사를 앞서 시장을 점유한다”라는 분석처럼, 속도는 현대 비즈니스의 중요한 무기가 되었습니다. 이를 뒷받침하는 개념으로 최근엔 ‘Team-to-Market’이라는 말까지 등장했는데, 이는 과거 제품 출시의 신속함(time-to-market)을 넘어 이제는 팀의 협업 역량과 속도가 곧 경쟁력이라는 의미입니다. 협업 기술과 환경을 잘 갖춘 고성과 팀은 빠른 실행과 유연한 대응으로 성과를 창출하고, 그렇지 못한 팀은 지지부진한 조율에 시간을 허비하며 기회를 놓칩니다. 예를 들어, 통합 협업 툴을 도입해 업무를 체계화한 마케팅 조직은 성공 확률이 7배 높다는 조사 결과도 보고된 바 있습니다. 이는 결코 과장이 아니라, 그만큼 체계적 협업이 결과에 미치는 영향이 크다는 방증입니다.

물론 협업 문화의 변화는 도구 도입만큼이나 중요한 부분입니다. 어떤 플랫폼이든 결국 적극적으로 활용하고 피드백을 남기는 것은 사람의 몫이기 때문입니다. 따라서 실무자들 역시 초기에는 새로운 시스템에 적응해야 하는 진통이 있을 수 있습니다. 하지만 한번 협업 기록이 차곡차곡 쌓이고, 같은 실수를 반복하지 않고, 기획, 디자인, 운영, CS, 영업 등 각자의 전문성이 협업 툴 위에서 유기적으로 연결될 때, 1 더하기 1이 2가 아닌 3 이상의 시너지를 내는 팀이 탄생합니다. 이러한 변화를 도입한 브랜드들은 일하는 방식의 개선을 통해 얻는 성과가 곧 비즈니스 성과로 직결됨을 증명하고 있습니다. 통합 플랫폼에서 투명하게 공유된 목표와 피드백을 기반으로 움직이는 조직은 의사결정의 품질이 높고, 속도감 있는 실행으로 고객 요구에 바로 대응하며, 지속적 학습으로 점점 더 나은 결과를 얻게 됩니다.