글로벌 커뮤니티 CEO가 수많은 프로젝트를 빠르고 쉽게 관리하는 방법은?

“알로(Allo)는 흩어져서 원격으로 일하는 공동작업자들이 논의가 필요한 내용을 시각적으로 표현하는 데 탁월한 도구이다. 실시간 채팅부터 비주얼 작업 공유까지 다양한 표현이 가능한 커뮤니케이션 도구 알로는 우리가 마치 한 공간에 있는 것처럼 느끼게 해준다. 우리는 머리속에 있는 생각을 알로로 시각적으로 표현하고, 혁신을 만들어내기 위해 끊임없이 노력한다.”  

   - Stephen Price, CEO of CoFoundersLab

스테판(Stephen)은 창업가가 비즈니스를 시작하고 개선해나가는 여정을 돕는 세계 최대 창업가 커뮤니티인 CoFoundersLab의 CEO이다. 그는 글로벌 시대에 원격으로 일하는 리모트 팀이 더욱 효율적으로 일하는 데 도움이 되는 새로운 협업 도구와 제품을 찾는 데 관심이 많다.

배경

창업가 커뮤니티 CEO인 스테판은 다양한 파트너들과 함께 수많은 프로젝트를 진행한다. 그는 프로젝트 관리툴로 아사나(Asana)를 사용해봤지만, 단순한 일정 관리 이외에 다른 니즈가 충족되지 않았다. 그는 프로젝트에 참여하는 공동작업자들이 각양각색의 아이디어를 쏟아낼 수 있는 시각적인 공간이 절실히 필요했다.

솔루션

아이디어 뱅크인 스테판은 반짝이는 아이디어를 자주 생각해낸다. 아이디어가 떠오르면 구체적인 실행을 위해 할 일 목록(To-do list)을 작성하는 데, 아이디어가 늘어남에 따라 할 일 목록이 계속 추가되기 때문에 그의 아이디어와 할 일 목록, 그리고 진행 과정을 연결해주는 직관적인 도구가 필요했다.

여러 가지 도구를 탐색한 끝에 생각의 과정을 정확하게 구현하고 소통하는데 최적의 도구인 알로(Allo)를 발견했다. 그는 “나의 모든 아이디어와 생각을 이해관계자가 언제든지 쉽게 볼 수 있는 시각적인 공간을 알로가 구현해줬다.”라고 설명했다. 알로는 팀원들이 함께 모여 시각적으로 협업하고 아이디어를 기획해서 결과물이 나올 때까지 진행 과정을 조정하고 추적하는 최고의 온라인 업무 공간이 되었다.

머리속으로 상상하는 모든 것을 시각적으로 표현하는 공간

비주얼 특화 협업툴 알로에서 스테판은 비즈니스 계획, 영업 전략, 관련 자료 취합 등 프로젝트에 필요한 모든 것을 브레인스토밍하고 계획한다. 그의 알로 활용법을 구체적으로 설명하면 다음과 같다.

• 고객 캔버스 생성: 영업 상담이 들어오면 해당 잠재고객에 대한 알로 캔버스를 생성한다.
• 리서치 자료 모음: 해당 캔버스 안에 담당자 연락처 기재하고, 그 회사와 관련된 뉴스 기사 및 자료 링크를 첨부한다.
• 고객 체크리스트: 미팅에서 담당자와 확인이 필요한 내용을 담은 체크리스트를 만든다.
  

캔버스는 아이디어를 시각화하는 데 유용할뿐 아니라 모든 종류의 파일을 자료로 쉽게 첨부할 수 있다. 따라서 사용자는 원하는 정보를 목적에 따라 맞춤형 배열을 할 수 있다. 스테판은 캔버스에 파일, 이미지, 영상, 웹사이트 링크 등을 모아두고 수시로 접근해서 정보를 업데이트한다.

할 일 목록 및 작업 리마인더

알로 프로젝트는 칸반 보드로 구성되어 있고, 필요시 캘린더 보기 또는 리스트 보기로 전환할 수 있다.

칸반 보드의 컬럼을 ‘진행 전’, ‘진행 중’, ‘완료’와 같은 상태 값으로 만들어놓고 프로젝트 업무 캔버스를 관리하면, 지금 어떤 업무가 진행 중이고, 무슨 일이 진행되어야 하고, 어떤 업무가 완료되었는지 쉽게 확인할 수 있다. 또한 칸반 보드 컬럼을 주제별로 관리할 수도 있는데, 이는 특정 주제와 관련된 자료를 찾을 때 용이하다.

스테판은 칸반 보드에서 캔버스 정보를 보면서 이번 주 내에 끝내야 할 작업과 마감일을 확인한다. 그는 캔버스마다 마감일, 공동작업자, 태그 등 상세정보를 꼼꼼히 표기해두는데, 이 작업이 수많은 프로젝트 관련 캔버스를 빠르고 효율적으로 관리하는데 큰 도움이 된다. 캔버스 상세정보가 업무 내비게이터가 되어 필요한 정보를 바로 알려주기 때문이다.

팀 얼라인먼트를 위한 자료 모음 공간

대부분의 비주얼 업무 도구는 온라인 화이트보드만을 핵심 기능으로 제공한다. 반면, 알로는 타사 앱과 광범위한 연동을 지원하여 사용자가 시각적 자료를 더욱 쉽고 편리하게 구성할 수 있다. 예를 들어, 캔버스에 구글앱스, 유튜브, PDF 등 모든 종류의 파일을 업로드 할 수 있고, 대부분의 파일은 다운로드 없이 캔버스 상에서 ‘미리보기'가 가능하다.

“알로는 전 세계 흩어져있는 글로벌 팀원들과 협업할 때 필요한 모든 기능을 지원한다. 비주얼 기반으로 자유롭게 아이디어를 주고 받으며 협업하고, 실시간 채팅 및 코멘트 기능을 활용해서 동기/비동기 소통을 원활하게 진행한다.”

스테판은 알로 도입 후 업무 시각화로 효율성이 크게 올라갔다고 설명했다. 알로의 높은 직관성과 다양한 공동작업자를 한 공간에 모아주는 기능 덕분에 전 세계에 흩어진 사람들이 쉽고 편하게 협업하고 소통할 수 있게 되었다. 또한 프로젝트 관리가 더욱 심플해졌고, 관련 자료를 모으고 저장하는 방식도 개선되었다.

"알로는 단순한 온라인 협업 플랫폼를 넘어 수많은 프로젝트가 쉽고 빠르게 돌아가게 하는 엔진이다."