AOI는 어떻게 복잡한 업무를 단순화시켜 업무 효율을 극대화했을까

“알로 캔버스는 단순한 온라인 화이트보드가 아니다. 지금까지 사용해 본 다른 도구들은 물리적인 화이트보드를 단순히 온라인에 구현한 것에 그쳤다. 그것만으로도 유용하기는 했지만 혁신적이지는 않았다. 반면 알로는 수업 과정 설계자 및 교사에게 필요한 모든 프로세스가 원활하게 이루어지도록 다양한 기능을 지원한다. 알로의 가장 유용한 기능 중 하나는 자료를 손쉽게 보관할 수 있는 것이다. 알로에서 작업한 모든 자료는 자동으로 저장되고 직관적으로 정렬되기 때문에 추후 검색이 용이하다. 자료가 휘발되는 걱정을 할 필요가 없다. 직관적이고 사용성이 높은 알로를 활용하면서 수업 준비부터 진행까지 전 과정이 쉬워졌고, 무엇보다 준비 시간이 극적으로 단축되었다.”

                                                 - Larry Cooper, Adaptive Org Inc.,

서론

애자일(Agile)은 소프트웨어 개발 방식에서 시작된 개념으로 조직과 고객의 가치 창출을 위해 소요되는 시간을 줄이고 속도를 높이기 접근 방식이다. 캐나다 교육기관인 AOI(Adaptive Org Inc.)는 지난 20년 동안 애자일 방식을 조직에 적용해왔고, 사용자와 구성원들이 애자일 방식에 적응하도록 돕는 다양한 전략을 수립하고 지원한다. 최근에는 온라인 수업 과정과 워크숍을 진행하며 사용자에게 애자일 방식을 전달하고 있다.

AOI에서 학습 프로그램을 설계하고 워크숍 진행을 담당하는 래리는 기존에 사용하던 업무 도구들이 해결해 주지 못하는 여러 가지 문제를 안고 있었다. 래리가 협업 워크스페이스 플랫폼 알로를 도입하면서 어떻게 문제를 해결했고 어떤 효과를 얻었는지 자세히 알아보도록 하자.

문제점

• 프로그램 설계 및 수업 진행 시 다수의 도구를 사용함에 따라 정보 사일로(silo)가 쌓이고 협업이 원활하게 이루어지지 않음
• 다목적에 적합한 사용성을 제공하는 온라인 화이트보드를 찾기 힘듦
• 수업 자료를 진행 흐름에 적합하게 시각적으로 구성할 수 있는 하나의 공간이 필요함
• 수업 종료 후 학생들이 학습 자료를 찾아볼 수 있는 통합 수업 자료실과 같은 공간이 없음
• 반복적인 포맷을 템플릿화해서 효율적으로 레슨 플랜을 구성할 수 있는 유연한 플랫폼이 부족함

솔루션

교육 프로그램 설계자인 래리는 커리큘럼을 개발하고 세션을 진행할 때 사용할 만한 온라인 도구를 여러 가지 시도해 봤다. 대부분의 온라인 도구들은 물리적인 화이트보드를 어느 정도 대체하기는 했지만, 그 어떤 것도 훌륭한 온라인 협업 경험을 만들어내지는 못했다. 그는 “기존 도구들은 특정 용도에 대한 가치는 분명히 있었지만 우리에게 필요한 주요 기능을 충족시키기에는 모두 조금씩 부족했다.”라고 회고했다. 또한 “화이트보드 기능만 있는 플랫폼의 경우 온라인 수업을 전달하는 과정과 관련 작업자들이 협업할 때 필요한 부분들을 충족시켜주지 못한다는 사실을 깨달았다.”라고 덧붙였다.

래리가 온라인 협업툴인 알로에 주목한 이유는, 알로가 제공하는 기능들이 논리적이고 패턴 생성이 가능한 구조로 설계되었기 때문이다. 무엇보다 수업에 필요한 학습 자료와 유용한 정보들을 시각적으로 보여주는 데 최적화되어있고, 자료 검색이 쉬운 부분에 매력을 느꼈다. 그동안 프로그램 진행을 위해 여러 도구를 바꿔가며 사용했지만, 알로를 도입하면서 수업 자료와 산출물을 포함한 모든 중요한 자료를 한곳에서 생성하고 보관할 수 있게 되었다. 결과적으로 알로를 통해 작업자의 시간이 단축되고 작업 과정 자체가 단순해진 것이다.

모든 작업을 한 공간에서

AOI에서 활용하는 린 애자일 전략(Lean-Agile Strategy) 프로그램에는 6가지 세션이 있다. 각 세션마다 학생들이 숙지해야 하는 사전 자료가 있고, 그 자료들은 알로 캔버스에서 생성한다. 세션별 캔버스를 생성한 뒤 템플릿화해서 보관해두면 추후에 반복 작업을 줄일 수 있다. 새로운 세션이 진행될 때마다 템플릿을 열어서 내용만 바꾸면 빠르고 쉽게 자료를 만들 수 있기 때문이다. 또한 알로 프로젝트 칸반 보기 기능을 사용해서 자료를 정렬해두면 주제와 관련된 자료를 한눈에 파악할 수 있고 누구나 쉽게 필요한 정보에 접근할 수 있다.

래리는 세션을 준비할 때 먼저 코스별로 프로젝트를 생성한다. 코스에 해당하는 각 8개의 모듈을 칸반 열에 나열하고, 각 열 아래에 관련 캔버스를 생성한다.

알로 캔버스의 최대 장점은 다양한 자료 형식을 시각적으로 유연하게 보여주는 것이다. 래리는 이미지, 비디오, PDF, 구글 파일 등 여러 자료를 알로 캔버스에 임베드한다. 알로 캔버스는 모든 형식의 자료에 대한 미리보기 기능을 지원하기 때문에 작업 시간을 줄여준다. 이렇게 래리가 사전에 작업해둔 캔버스는 세션 진행 시 학생들에게 샘플 자료로 활용되고, 학생들은 래리의 작업을 모델링해서 본인의 캔버스를 각자 만든다.

래리가 유용하게 사용하는 캔버스 내 또 다른 기능은 헤더 아이콘이다. 그는 아이콘 색상을 코스 GPS로 사용한다. 세션별 작업 진행 상황에 따라 아이콘 색상을 구분해서 코드화해두면 아이콘만 보고도 현황을 한눈에 파악할 수 있다.

복잡한 정보를 이해하기 쉽게 표현하기

새로운 코스 준비는 프로젝트 생성부터 시작된다. 그전에 래리는 이전 코스 때 사용한 캔버스들을 모두 템플릿화해서 저장해둔다. 코스별 주제는 조금씩 상이하지만 큰 구조는 동일하기 때문에 템플릿을 활용하면 코스에 필요한 자료를 금방 만들 수 있다. 알로 캔버스는 보드 형식의 다른 플랫폼들과는 달리 페이지 형식을 제공한다. 래리는 캔버스의 페이지 형식이 주제별 자료를 작성할 때 특히 유용하다고 설명한다. 페이지마다 소주제를 달아두면 코스가 진행되는 동안 학생들이 길을 잃지 않고 전체 흐름을 파악하고 탐색할 수 있다. 또한 신규 직원이 들어오더라도 이미 템플릿화 되어 있는 자료를 복제해서 사용할 수 있으므로 업무 파악 및 적응이 매우 쉬워진다.

래리는 "알로는 실시간 온라인 프로그램을 진행할 때 다수의 학습자들과 공동작업 시 발생하는 많은 문제들을 해결해준다.”고 말했다. “알로를 알기 전에는 온라인 공간에서 교사와 학생의 상호작용뿐 아니라 학습자들 간의 원활한 협업을 위해 특별히 설계된 플랫폼이 존재하는지 몰랐다.”고 덧붙였다.

새로운 소프트웨어 도구를 도입할 때 가장 중요한 부분 중 하나는 사용자들이 얼마나 빠르고 쉽게 도구에 적응할 수 있는가이다. 알로의 직관적인 UI/UX는 처음 접속하는 사용자도 금방 플랫폼에 적응할 수 있게 해준다. 학생들은 알로 플랫폼을 활용해서 워크숍 내내 린 애자일 전략 개념을 배우고, 실제 상황에서 적용하기 위해 필요한 액션 플랜을 작성하고, 진행 상황을 추적한다. 각 워크숍에서 수행한 작업은 워크숍이 종료되도 유지된다. 시간이 지난 뒤 언제라도 자신의 캔버스로 돌아가서 학습한 개념이 어떻게 적용되고 발전하고 있는지 다시 체크할 수 있다. 래리는 이러한 사용성을 제공하는 다른 플랫폼은 본 적이 없으며, 코스 내용과 작업을 한 공간에 보관하고 정렬할 수 있게 됨으로써 학생들의 학습 경험과 몰입이 강화되었다고 설명한다.

모든 사람은 서로 다른 방식으로 배운다

모든 사람은 자신에게 가장 잘 맞는 자신만의 독특한 학습 방법을 가지고 있다. 어떤 사람들은 독서를 선호하고, 어떤 이들은 듣는 것을 선호한다. 또 어떤 사람들은 직접 체험하는 것을 선호하기도 하고, 어떤 사람들은 이 세 가지를 모두 선호하기도 한다. 알로는 자료 시각화에 최적화되어 있고, 다양한 형식의 자료에 대한 광범위한 연동을 지원한다. 따라서 래리는 학습자들의 다양한 학습 방식을 고려하여 학습 프로그램을 설계하고 프로젝트를 구성할 수 있다.

오래된 학습 이론에 따르면 학습이 일어나기 위해서는 학습자가 내용에 대해 보고, 듣고, 읽는 것이 일곱 번 반복되어야 한다고 한다. 알로와 함께라면 일곱 번의 반복 학습이 즐거운 경험이 될 것이라고 래리는 확신한다.

코스가 끝나도 학습은 지속된다

학습 프로그램을 제공할 때 가장 큰 어려움 중 하나는 과정이 종료되면 학습자들이 작업한 내용이 쉽게 손실되는 것이다. 학생들이 직접 스크린샷을 찍고 온라인에 저장하는 방법도 있지만, 스크린샷은 맥락을 보여주지 않기 때문에 시간이 지나면 정확한 내용을 파악하는 것이 어렵다. 학습은 단편적으로 일어나는 것이 아니라 커리큘럼에 따라 내용이 단계별로 달라지고, 학습자는 내용을 이해하기 위해 다양한 학습 활동을 수행하게 된다. 이때 작업한 내용물을 잃어버리게 되면 단편적인 정보만으로는 학습한 내용을 제대로 복기할 수 없다.

클라우드 기반 알로 플랫폼을 활용하면서 래리와 학생들은 코스 기간 동안 작업한 내용을 과정이 끝나고도 언제든지 다시 확인할 수 있게 되었다. 나중에 정보가 업데이트되면 기존에 작업해둔 자료에 내용을 수정하거나 추가하면서 자료를 최신화하는 것도 가능하다.

래리와 같은 코스 개발자는 수업이 끝난 후 프로젝트 자료를 공개 자료실에 올려놓고 필요한 사람을 플랫폼에 초대해서 자료를 공유할 수 있다. 알로 프로젝트는 공개 프로젝트와 비공개 프로젝트 공간이 나누어져 있어서 공개 자료 범위를 쉽게 설정할 수 있다. 또한, 모든 캔버스는 PDF로 다운로드 가능하므로 자료를 로컬 디바이스에 저장해서 영구적으로 보존하거나 외부에 전송하는 것도 가능하다.

알로 플랫폼이 학습 프로그램을 진행하는 작업자에게 주는 또 다른 장점은, 모든 자료가 직관적으로 정렬되고 수업별 특징에 따라 다양한 자료를 구성할 수 있기 때문에 사용자가 일관된 경험을 유지할 수 있는 것이다.

결론

알로를 사용하기 이전에 래리는 워크숍 프로그램 준비를 위해 여러 가지 도구와 플랫폼을 사용해야 했고, 이는 정보를 분산시키고 학습자의 학습 경험이 분리되는 문제를 낳았다. 그러나 이제 알로 덕분에 정확하고, 조직적이고, 손쉽게 모든 자료를 한 곳에 모을 수 있다. 래리와 그의 학생들은 더 이상 많은 도구들 사이를 왔다 갔다 하거나 여러 플랫폼을 사용하는 방법을 배우기 위해 많은 시간을 쓸 필요가 없다.

결과적으로 알로는 사용자 몰입을 강화하고 협업을 극대화하는 제품으로, 업무 시각화에 특화되었을 뿐 아니라 광범위한 사용성을 제공한다.

"알로는 업무를 단순화시키고 시간을 효율적으로 절약시켜주는 최고의 도구이다!”