투자 없이 100억 매출 커머스 회사 대표가 6년동안 협업툴 30개 넘게 써보고 내린 결론
한 스타트업 대표는 지난 6년간 30개가 넘는 협업툴을 써본 끝에 “협업툴 도입을 망설이는 게 오히려 손해”라는 결론을 얻었습니다. 특히 브랜드·디자인처럼 창의적인 조직일수록 협업툴에 투자하는 것이 사람을 추가 채용하는 것만큼이나 중요하다는 것이 그의 조언이었습니다. 과연 무슨 의미일까요? 아래에서 그 이유와 구체적인 사례를 살펴보겠습니다.
마인드 마이스터도 오래 써봤고 피그잼도 테스트해봤는데 알로가 가장 구조적이며 협업하기 좋았습니다. 우리 회사처럼 창의적인 조직에선 알로가 필수적이에요. 브랜드 부서에서 슬랙 다음으로 가장 많이 씁니다.
협업툴이 필요한 이유: 이메일·엑셀·메신저 협업의 한계
여러 브랜드/커머스 기업의 현실을 들여다보면, 아직도 카카오톡 단체방, 엑셀 시트, 이메일에 의존하여 협업하는 팀을 흔히 볼 수 있습니다. 디자이너나 콘텐츠 팀이 파일과 피드백을 이메일 쓰레드 속에서 주고받고, 일정 관리는 엑셀로 수작업하며, 급한 논의는 메신저 단체방에서 해결하는 광경은 낯설지 않습니다. 익숙하고 당장 편리하다는 이유로 이런 방식을 고수하지만, 과연 효율적인 협업 환경이라고 할 수 있을까요? 문제는 이러한 구식 협업 방식이 보이지 않는 비용과 비효율을 초래한다는 점입니다.
가장 큰 문제는 정보 파편화입니다. 메신저, 스프레드시트, 이메일 등에 정보가 흩어져 있다 보면 필요한 자료를 찾거나 맥락을 파악하는 데 많은 시간이 낭비됩니다. 실제로 한 조사에 따르면 직원 한 명이 하루 2시간 이상을 흩어진 정보를 찾는 데 쓰고, 자료 정리와 보고에 매일 1시간 이상을 소비한다고 합니다. 또한 피드백을 받고 수정한 뒤 다시 회의하는 반복 작업도 흔히 발생합니다. 불필요한 회의로 인해 매주 4시간 이상씩 업무가 지연되는 사례도 보고되었는데, 이러한 비효율이 누적되면 연간 수억원대의 기회비용 손실로 이어질 수 있습니다. 실제로 미국에서는 임원급 관리자가 주당 23시간을 회의에 쓰는데 그 절반은 생산적이지 못해, 이로 인한 불필요한 회의 비용이 연간 370억 달러에 달한다는 지적도 있습니다. 결국 협업 도구 없이 바쁘게 일하지만 결과는 더디고, 놓치는 매출 기회도 늘어나는 셈입니다.
이런 비공식적인 도구 남용은 팀 내부에서도 커뮤니케이션 혼선과 맥락 단절을 불러옵니다. 새로운 사람이 합류하면 산발적으로 흩어진 자료 때문에 업무 인수인계에도 시간이 많이 들죠. 세계적으로 봐도 이메일 기반 협업의 한계는 드러납니다. 한 조사에서는 전 세계 IT 리더의 48%가 내부∙외부 소통의 대부분을 아직도 이메일에 의존한다고 밝혔습니다. 이메일과 카톡으로 버티는 동안, 우리 눈에 보이지 않게 시간 도둑들이 조직 역량을 갉아먹고 있을 가능성이 큽니다.
기존 PM툴의 한계 – 크리에이티브팀에 부적합한 이유
효율을 높이기 위해 Trello(트렐로), Asana(아사나), Jira(지라) 같은 프로젝트 관리(PM) 툴을 도입해 본 기업들도 있습니다. 그러나 이들 도구는 원래 개발자나 기획 중심 워크플로우에 맞춰 설계된 경우가 많아, 브랜드∙디자인 팀에는 오히려 부담이 되기도 합니다. 예를 들어 Jira는 소프트웨어 개발팀에 최적화된 복잡한 이슈 트래킹 도구이고, Asana나 Trello 역시 체크리스트 기반의 딱딱한 인터페이스라 창의적인 아이디어 발산이나 시각적 작업 공유에는 한계가 있습니다. 마케팅 캠페인을 기획하는 팀이나 디자인 부서의 경우 너무 기술적이고 구조적인 툴보다는 자유로운 표현과 비주얼 피드백이 중요한데, 전통적인 협업툴들은 그런 요구를 충분히 만족시키지 못했던 것입니다. 그 결과 “우리 팀엔 맞는 툴이 없어”라며 아예 PM 소프트웨어를 포기해버리는 조직도 적지 않습니다. 실제 한 조사에 따르면 정식 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하는 조직은 불과 22%에 불과했습니다.
툴 부재의 대가도 생각보다 큽니다. 적합한 협업툴이 없으면 프로젝트 상황이 투명하게 공유되지 않아 같은 내용을 여러 차례 보고하고 회의하는 중복 업무가 생깁니다. 피드백이나 산출물이 개인 이메일이나 메신저에 흩어지면 필요한 자료를 제때 찾지 못해 업무가 지연되고, 중요한 의사결정도 늦어질 수밖에 없습니다. 요컨대 팀의 속도와 창의력이 도구 부재로 발목 잡히는 셈입니다. 이러한 숨은 비용을 인식한 조직들은 이미 행동에 나서고 있습니다. 딜로이트의 한 보고서에 따르면, 마케팅 부서와 IT 등 기술 부서가 긴밀히 협업하는 대기업은 연간 평균 1억 1천만 호주달러(약 1천억 원)의 생산성 이익을 얻는 것으로 추정됩니다. 나아가 부서 간 사일로를 깨고 협업을 선도하는 기업은 1년 내 추가 매출 성장률이 11%포인트 높게 전망되기도 했습니다. 이는 협업 환경 개선이 곧 비용 절감과 성과 향상으로 직결됨을 보여주는 사례입니다.
한편, 에고이즘 역시 이러한 시행착오를 직접 겪었습니다. 에고이즘 팀은 빠르고 직관적인 협업을 위해 Asana, Monday(먼데이), Jira와 같은 전통적 PM툴 도입을 검토하고 내부적으로 시험해보았지만, 개발자 중심으로 짜인 워크플로우 탓에 에고이즘의 창의적이고 속도감 있는 업무 스타일과 맞지 않았습니다. 이미지와 영상 등 미디어 자료 위주의 프로젝트를 진행하는 에고이즘에게 텍스트 댓글, 문서 위주의 기존 툴들의 한계는 명확했죠. 별도로 도입했던 OKR 목표관리 툴도 목표와 실제 업무를 연결시키기 어려워 구성원들의 참여도가 떨어지는 문제가 있었습니다. 이런 시행착오 끝에, 에고이즘은 자신들에게 정말 필요한 협업 환경이 무엇인지 재정의하게 됩니다.
아이디어 회의나 작업물에 대한 피드백 회의에 있어서, ALLO 만큼 효율적이고 직관적으로 실시간 협업을 할 수 있는 솔루션은 없었어요. 우리는 오늘 이야기한 것도 내일 폐기할 정도로 유연하고 빠르게 움직이는데 ALLO는 그걸 가능하게 해줘요.
시각적 협업 캔버스 – 창의적 팀에 ALLO가 적합한 이유
다행스럽게도 최근의 협업 도구들은 창의적인 조직의 요구에 맞춰 진화하고 있습니다. 핵심은 ‘시각적이고 유연한 캔버스’ 중심의 업무 환경입니다. 모든 아이디어, 디자인 시안, 업무 카드가 한 화면(온라인 캔버스)에 시각적으로 모이고, 팀원 누구나 실시간으로 편집하며 의견을 남길 수 있는 형태죠. 이는 마치 온라인 화이트보드와 프로젝트 관리가 결합된 형태로, 브랜딩이나 디자인처럼 비주얼이 중요한 작업에 최적화되어 있습니다. 실제 한 디자인 팀은 실시간 온라인 캔버스에서 즉각 피드백을 주고받음으로써 원래 3일 걸리던 작업을 반나절 만에 끝낼 수 있었다고 말합니다. 별도의 대면 보고 없이도 진행 상황이 모두 투명하게 공유되고, 필요한 자료도 캔버스 안에서 바로 찾을 수 있으니 업무 흐름이 끊기지 않았던 것입니다.
대부분의 회의는 캔버스만 있으면 충분히 대체할 수 있었다
메신저 대화를 위해 모이는 시간 낭비가 크게 줄었다는 팀도 있을 정도입니다. 이렇듯 시각화된 협업 환경에서는 팀원들이 같은 공간에서 생각을 나누고 바로 실행할 수 있어 회의와 반복 커뮤니케이션을 크게 감소시킵니다. 또한 요즘 협업툴들은 AI 기능을 접목해 팀의 모든 문서와 파일을 알아서 찾아주는 스마트 검색, 자동 요약 리포트, OKR과 연계한 목표 관리까지 지원하므로 업무 진행과 성과 관리가 한곳에서 유기적으로 이루어지는 장점도 있습니다. 협업 과정이 이처럼 유연해지면 조직은 마치 “오늘 얘기한 것도 내일 폐기할 정도로 빠르게 움직이는” 민첩함을 갖출 수 있고, 이는 빠르게 변하는 비즈니스 환경에서 창의적인 팀이 경쟁력을 유지하는 비결입니다.
ALLO Team
ALLO는 이러한 시각적 협업 캔버스 방식을 구현한 대표적인 도구로, 창의적인 팀의 아이데이션과 협업에 최적화된 플랫폼입니다. 에고이즘은 이미지, 영상 등 멀티미디어 기반 브레인스토밍과 아이데이션을 위해 ALLO를 도입했습니다. 이전에는 MindMeister(마인드맵 툴), FigJam(온라인 화이트보드) 등도 사용해봤지만, ALLO만큼 구조적이면서도 협업하기 좋은 솔루션은 없었다고 평가했습니다. ALLO의 시각적 협업 공간인 ‘캔버스’에서 팀원들은 아이디어를 자유롭게 내고 필요한 자료와 피드백을 모두 한 곳에 모아 실시간으로 논의합니다. 이 과정에서 생성되는 모든 협업 히스토리가 자동으로 기록되기 때문에, 나중에 중복 업무를 피하거나 신규 인력이 와도 손쉽게 맥락을 파악할 수 있었죠. 에고이즘 브랜드팀의 경우 ALLO가 슬랙 다음으로 가장 많이 사용하는 핵심 협업툴이 되었는데, 아이디어 단계부터 실행 단계까지 모든 창의적 프로젝트를 ALLO 캔버스에서 시작해 완성하고 있습니다. 과거 슬랙, 구글독스, 노션 등 여러 툴을 오가느라 자료가 여기저기 분산되었던 문제도 ALLO를 통해 해결했습니다. 이제 아이디어 구상부터 실행 계획까지 모든 자료와 대화가 한 화면에 모이니 팀원의 일하는 방식 자체가 바뀌었고, 더 이상 중요한 커뮤니케이션이 흩어져서 누락되거나 반복되는 일이 줄어들었습니다.
에고이즘 구성원들의 만족도도 높았습니다. 팀원들은 “아이디어 회의나 산출물 피드백 회의에서 ALLO만큼 효율적이고 직관적으로 실시간 협업을 할 수 있는 솔루션은 없다”며 ALLO 도입 효과를 체감했습니다. 파일 버전 관리나 디자인 시안 피드백을 한 화면에서 해결할 수 있다는 점, 그리고 페이지를 넘기며 아이디어를 발산하고 실행 가능한 결과에 수렴해가는 과정 자체가 큰 흥미와 동기부여가 되었다고 합니다. 이러한 창의적 협업 문화의 혁신을 통해 에고이즘 팀은 프로젝트 진행 속도와 성과물 품질을 동시에 끌어올릴 수 있었습니다.
아이디어 회의나 산출물 피드백 회의에서 ALLO만큼 효율적이고 직관적으로 실시간 협업을 할 수 있는 솔루션은 없다
OKR과 프로젝트 연계를 통한 실행력·팀 정렬 개선
에고이즘 사례에서 주목할 또 다른 변화는 OKR 목표관리와 프로젝트 실행이 유기적으로 연결되었다는 점입니다. 앞서 언급했듯 에고이즘은 한때 별도의 OKR 관리툴을 도입하려 했지만, 목표와 실제 업무·결과물이 연결되지 않아 구성원 참여도가 떨어지는 어려움을 겪었습니다. 최고 경영진부터 인턴에 이르기까지 모든 구성원이 하나의 목표에 집중하길 원했던 에고이즘은, 전통적인 OKR 툴로는 이 팀 정렬(alignment) 문제를 해결하기 어렵다는 것을 깨달았습니다.
ALLO 도입 후, 이러한 문제가 자연스럽게 해소되었습니다. ALLO에서는 회사의 OKR(목표)과 각 팀원의 프로젝트가 한 화면에서 연결됩니다. 각자가 진행하는 업무 카드와 프로젝트 보드가 상위 목표에 매핑되니, 모든 구성원이 자신의 일이 어떻게 회사 목표에 기여하는지 한눈에 인지하게 되었습니다. 에고이즘 팀도 각자의 프로젝트와 업무가 회사 전체 OKR 목표와 자연스럽게 연결되면서, 모든 멤버가 한 방향을 바라보며 일하는 환경을 만들 수 있었습니다. 그 결과 업무 참여도와 목표 달성률도 함께 높아지는 효과를 거두었죠. 달성률 리뷰 역시 ALLO 캔버스에서 투명하게 이루어지니, OKR이 단순히 위에서 주어진 구호가 아니라 실질적인 실행 지침으로 기능하게 되었습니다. 이처럼 팀 OKR과 일상 업무의 강력한 연결은 에고이즘이 작은 인원으로도 높은 성과를 내는 비결이 되었습니다.
에고이즘의 ALLO 도입 전후 변화 – 숫자로 보는 효과
에고이즘은 ALLO 도입 이후 눈에 띄는 성과 향상을 이루었습니다. 특히 업무 속도와 생산성 측면에서 수치로 확인되는 개선이 있었는데, 아래는 그 주요 지표입니다:
- 매출 성장률: ALLO 도입 후 일정 기간 동안 매출이 250% 성장하는 성과를 냈습니다. (예: 전년 대비 2.5배 매출 신장)
- 업무 생산성: 내부 평가 기준 업무 생산성이 40% 향상되었습니다. 동일 인력으로 이전보다 40% 더 많은 업무 성과를 낸 셈입니다.
- 프로젝트 속도: 실시간 시각화된 협업으로 프로젝트 리드타임이 대폭 단축되었습니다. 한 디자인 작업의 경우 이전에는 피드백 반영에 3일이 걸렸지만, ALLO 도입 후 절반일(반나절) 만에 완료된 사례도 있었습니다.
- 회의 감소 및 참여도 향상: ALLO 캔버스에서 대부분의 아이데이션과 피드백이 이루어지면서 불필요한 회의 횟수가 크게 감소했습니다. 구성원들은 언제든지 캔버스를 통해 의견을 공유할 수 있어 업무 몰입도와 참여도가 높아졌습니다.
- 산출물 품질: 모든 히스토리가 한 곳에 기록되고 투명하게 공유된 덕분에 누락이나 miscommunication이 줄어들고, 최종 결과물의 퀄리티가 개선되었습니다. 피드백 사이클이 짧아지면서 시안 완성도도 높아졌다는 평가입니다.
이러한 정량·정성 지표의 개선을 통해 에고이즘 팀은 협업툴 도입이 곧 사업 성과로 직결될 수 있다는 것을 증명했습니다. 작은 스타트업이지만 일하는 방식의 혁신만으로 폭발적인 성장(4년 만에 매출 100억 원 달성)을 이루고, 이어서 ALLO 도입 후 250%의 추가 매출 성장과 40%의 생산성 향상이라는 결과를 만든 것입니다. 여기서 핵심은 단순히 도구를 쓰게 되었다는 차원을 넘어, 팀의 문화와 작업 구조가 혁신되었다는 데 있습니다. 협업툴 도입 이전에는 흩어진 자료와 느린 피드백으로 하루하루 소모되고 있던 시간이, 이후에는 집중되고 빠른 실행으로 전환되었습니다. 그야말로 협업툴 도입이 “사람 한 명을 더 고용한 것과 맞먹는” 효과를 낸 셈입니다.
협업툴은 비용이 아니라 투자입니다
일각에서는 새로운 협업툴 도입을 두고 “추가 비용”이라고 생각합니다. 그러나 협업툴은 단순한 비용이 아니라 숨은 시간낭비를 줄여주는 투자라고 보는 편이 맞습니다. 앞서 살펴봤듯 잘못된 협업 방식으로 새는 시간은 곧 인건비의 누수이며, 이런 비효율을 방치하는 것이야말로 더 큰 비용입니다. 차라리 도구를 활용해 현재 인력의 생산성을 높이는 편이 인원을 충원하는 것보다 경제적입니다. 예를 들어 협업툴 하나로 팀원 각자가 매주 몇 시간씩 아끼게 된다면, 10명의 팀에서는 한 명을 추가 고용한 것 이상의 효과를 낼 수도 있습니다. 그에 비해 전문 협업툴의 도입 비용은 훨씬 저렴하지요. 협업툴은 팀의 시간을 벌어주고, 결과적으로 비용을 절감해주는 숨은 조력자인 셈입니다. 실제로 맥킨지는 기업이 소셜 기술(협업 플랫폼)을 도입해 지식공유를 활성화하면 지식 노동자의 생산성이 20~25% 향상될 수 있다고 분석했고, 협업툴로 정보 탐색 시간을 35% 단축한 사례도 보고했습니다. 하버드비즈니스리뷰 조사에서는 대기업 직원의 76%가 협업 소프트웨어 도입 후 생산성이 향상됐다고 응답하기도 했습니다. 내부 업무 효율을 높이기만 해도 추가 인력 채용을 대체하는 효과가 나타나며, 의사결정 속도가 빨라지고 팀원들의 업무 몰입도가 높아지는 무형의 효과까지 고려하면 협업툴의 ROI(투자 대비 효과)는 매우 높습니다.
에고이즘의 사례를 통해서도 분명해졌듯, 성장하는 기업일수록 업무 효율을 높여줄 협업툴에 과감히 투자하는 것이 결국 더 큰 비용 절감과 성과로 돌아옵니다. 에고이즘의 대표는 같은 고민을 하는 경영자들에게 이렇게 조언했습니다: “협업툴 쓰는 거 아끼지 마세요. 업무 효율 떨어져서 사람 더 채용하는 것보다 쌉니다.” 좋은 도구에 대한 투자는 곧 조직 생산성에 대한 투자이며, 이는 인건비를 늘리지 않고도 성과를 극대화하는 지름길이라는 깨달음입니다. 협업툴 도입을 망설이는 동안에도 경쟁사는 더 나은 협업 환경으로 성과 격차를 벌리고 있을지 모릅니다. “일을 잘하게 해주는 도구”에 투자하는 것은 사람을 뽑는 것만큼이나 중요하지 않을까요? 기존의 비효율적 협업 방식에 갇혀 불필요한 시간과 비용을 낭비하고 있다면, 이제는 협업툴을 통한 업무 혁신으로 현명하게 성장할 때입니다.
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