정보의 홍수 시대, 리더를 구출하라

오늘날 우리는 정보 홍수의 시대에 살고 있다. 한 분석 결과에 따르면, 2025년에는 전 세계에서 약 181제타바이트(181,000,000,000,000,000바이트에 해당)의 데이터가 생성, 캡처, 복사 또는 소비될 것으로 예상된다. 이것은 인터넷에서 거의 모든 사람이 액세스할 수 있는 방대한 양의 데이터로, 이러한 상황에 대처할 준비가 되어 있어야 한다.

생존과 성장이 필요한 비즈니스 조직은 그 어느 때보다 많은 데이터를 수집하고, 수집한 데이터를 실행 가능한 통찰력으로 전환하는 방법을 모색하고 있다.

문제는, 너무 많은 정보가 리더의 판단을 흐리게 하는 것이다.

정보가 많아질수록 정확한 정보를 찾기 어렵다. 이미 많은 지식근로자들이 의사 결정의 근거로 삼아야 하는 데이터에 압도당하고 있다는 징후가 나타나고 있다. 이것을 정보 과부하(infobesity)라고 하는데, 기본적으로 자신의 멘탈이 감당할 수 있는 것보다 더 많은 정보를 소비하는 상태를 의미한다.

좋은 의사 결정은 좋은 데이터에 기반한다. 전통적으로 리더는 좋은 의사 결정을 내리기 위해 더 많은 데이터를 수집하고 이해하기 위해 많은 노력을 기울였다. 그러나 이제는 모든 분야에서 수많은 데이터가 생성하기 시작하면서, 한 명의 의사 결정권자가 소비해야 하는 정보의 양이 기하급수적으로 증가했다. 매일 쏟아지는 모든 정보를 처리하는 데 더 많은 시간을 할애해야 하고, 결과적으로 너무 많은 정보에 압도되어 안 좋은 결과로 이어지는 상황이 발생하고 있다.

정보 과부하가 리더에게 끼치는 악영향

정보 과부하는 지식근로자의 효과적인 업무 수행 능력을 저하시킨다. 정보 과부하의 부정적인 영향을 나열하면 다음과 같다.

• 이전에 액세스한 정보를 찾는 데 시간 낭비
• 계속 늘어나는 읽을거리로 인한 스트레스
• 읽은 내용을 처리할 시간이 없어 데이터를 제대로 보존하지 못함 (데이터 휘발)
• 너무 많은 데이터로 인해 우유부단해짐 (잘못된 의사 결정으로 귀결)
  

이러한 문제는 온라인 업무가 늘어남에 따라 더욱 광범위하게 나타나고 있다. OpenText는 2020년과 2022년에 사람들이 정보 과부하를 어떻게 처리하고 있는지 알아보기 위해 설문조사를 실시했다. 2020년에는 응답자의 31%만이 정보 과부하로 업무 스트레스가 가중된다고 답했지만, 2022년에는 80%로 증가했다.

현대의 지식근로자는 끊임없이 기사를 읽고, 메시지를 주고받고, 통계를 들여다본다. 헤이데이는 2022년 실시한 연구조사에서 평균적으로 한 사람이 하루에 4개의 기사, 8,200 단어, 그리고 226개의 메시지를 소비한다고 보고했다. 또한 자사 웹 브라우저를 사용하는 750명의 사람들이 소비한 데이터를 분석했고, 다음과 같은 결과가 나왔다.

1️⃣ 웹 브라우저에서 1,968,000개의 단어를 읽었다.

2️⃣ 1,596개의 아티클을 클릭했고, 그중 300개만 완독했다.

3️⃣ 6,852건의 Slack 메시지를 수신했다.

이 수치는 하루에 약 26개의 Slack 메시지를 받은 것을 의미한다. 또한, 사람들은 평균적으로 한 달에 약 184개의 Slack 메시지를 보냈다.

4️⃣ 9,888페이지를 방문했고, 3,528건의 검색을 수행했다.

이 수치는 1년에 거의 10,000 페이지에 달하는 페이지를 열람하며, 이는 매일 27페이지씩 열람하는 셈이다. 매일 10건에 가까운 검색을 추가하면 엄청난 양의 웹 브라우징을 하는 셈이며, 이 수치에는 휴대폰이나 태블릿에서 검색하거나 읽은 내용은 포함되지 않았다.

5️⃣ 문서 작성에 540시간을 소비했다.

1년에 약 260일의 근무일이 있다. 따라서 540시간이라는 수치를 고려하면, 평균적으로 하루에 2시간을 문서를 보고, 만들고, 편집하는 데 소비하고 있는 셈이다.

6️⃣ 한 번에 평균 18개의 탭이 열려 있었다.

이 수치는 우리가 중요하다고 생각하는 모든 것을 실제로 읽을 시간이 없다는 신호이다. 평균적으로 이러한 탭은 219분 동안 열려 있었다.

정보 과부하에서 탈출하는 방법

액세스하는 핵심 데이터를 제한하기

우선 리더의 의사 결정을 돕는 중요 데이터의 개수를 제한할 필요가 있다. 지난 7일 동안 자신이 자주 액세스하거나 찾아본 모든 정보 목록을 작성해 보라. 시스템으로 파악이 어려운 정보를 알기 위해 사람들에게 대면으로 정보를 요청하거나 미팅을 소집하는 것도 모두 이러한 정보 목록에 포함해야 한다.

그런 다음, 의사 결정에 필요한 중요한 정보들을 우선순위 매기고 이 정보들을 한곳에 모아야 한다.

중요 정보와 파일이 여러 장치, 프로그램, 장소에 분산된 경우가 일반적이다. 문제는 이런 경우, 찾으려는 내용뿐만 아니라 그 위치까지 기억해야 하는 번거로움이 있다. 매일 액세스해야 하는 데이터 사일로의 수를 최대한 제한하고, 검색과 정리가 번거롭지 않게 하는 것이 첫걸음이다.  

💡 데이터를 한곳에 모으는 몇 가지 팁이 있다.

 ✅ 이메일 클라이언트를 사용해서 모든 이메일 주소를 보관한다.

 ✅ 모든 핵심 업무 데이터를 한 곳에 모을 수 있는 시스템에 투자한다.

 ✅ 팀원들이 Slack, Teams, 이메일 중 한 가지 매체를 통해서만 메시지를 보내도록 권장한다.

 ✅ 개인 지식 관리 도구를 사용한다.

너무 많은 정보가 야기하는 문제 중 하나는, 정보가 어디에 있는지 알 수 없는 것이다.

매주 특정 업무 자료, 이메일, 슬라이드 또는 문서를 찾는 데 몇 시간을 소비하는 대신, 개인 지식 관리 도구나 데이터 기반 팀 관리 도구를 사용하면 불필요한 시간 낭비를 줄일 수 있다.

회사 대시보드로 데이터 시각화 구현하기

넘쳐나는 정보 중에서 리더에게 무엇이 중요한지는 어떻게 알 수 있을까. 복잡한 데이터를 이해하기 쉽게 표현하는 ‘데이터 시각화’가 필요하다. 데이터를 시각적으로 표현하면 데이터가 전달하는 의미를 더 잘 파악할 수 있고, 데이터에 대한 해석이 더욱 쉬워진다. 데이터 시각화를 통해 보여지는 정보를 토대로 중요한 정보를 걸러내고 필요한 액션을 취할 수 있다.

회사 대시보드는 회사의 중요 데이터를 시각화해서 볼 수 있는 공간이다.

대시보드를 잘 활용하면 업무에 필요한 정보를 쉽게 파악하고 더욱 정확하고 효율적인 비즈니스 전략을 수립할 수 있다. 또한 비즈니스의 중요한 정보를 한눈에 파악하는 데 용이하므로 효율적인 시간 관리에 도움이 된다.

대시보드는 조직의 성장을 위한 도구로 매우 유용하게 사용될 수 있다. 대시보드는 회사가 나아가는 방향과 돌아가는 현황을 시각적인 시스템으로 보여준다. 조직에 필요한 대시보드가 잘 구성되면 구성원이 무엇을 하고 있고, 얼마나 잘 수행하고 있는지에 대한 정확한 정보를 얻을 수 있으므로, 리더는 대시보드만으로도 조직을 효율적으로 관리할 수 있다. 리더뿐 아니라 실무를 하는 팀원도 대시보드를 통해 본인에게 가장 필요하고 유의미한 정보를 빠르게 확인하고 업무 속도를 높일 수 있다.

알로(ALLO) 대시보드로 데이터 시각화 구현하기

팀 관리 및 협업 플랫폼 알로는 리더에게 필요한 정보를 시각화해서 볼 수 있는 ‘대시보드'를 핵심 기능으로 제공한다. 알로 대시보드는 차트형, 활동기록 피드형, 캘린더형 등의 다양한 위젯을 제공한다. 리더가 본인의 회사에 필요한 정보와 기능으로 우리 회사 맞춤형 대시보드를 구성할 수 있다.

Use Case #1

팀별로 다른 업무툴을 사용한다. 전체 팀의 업무 현황을 한눈에 파악하기 어렵다.

많은 리더가 구성원의 업무 현황을 파악하는 데 어려움을 겪는다. 직군별로 다른 업무툴을 사용하기 때문에 들여다봐야 하는 툴만 해도 여러 개다. 리더가 직접 사용할 수 없는 업무툴도 많다. 결과적으로 일일보고서를 자세히 작성하게 시키거나 업무 보고 회의를 계속 소집하는 수밖에 없다.

💡 이 문제를 알로 대시보드로 해결할 수 있다. 연동 앱 차트 위젯과 활동기록 피드 위젯으로 대시보드를 구성해 보자.

예를 들어, 개발팀이 사용하는 아사나, 깃허브, 지라를 알로에 연동하면 각 앱에서 일어나는 실시간 업무 활동 내용을 리더는 대시보드에서 한눈에 확인할 수 있다.

또한 각 앱에서 발생하는 업무 데이터를 기반으로 인사이트 차트를 만들 수도 있다. 예를 들어, 지라에서 생성된 이슈를 핵심 지표로 차트를 만들어서 개발팀의 업무 흐름을 파악할 수 있다.

Use Case #2

주 1-2회 리모트워크를 한다. 흩어져서 일하는 팀원들이 어떻게 일하는지 알기가 어렵다.

리모트워크가 일상화되면서 관리자들은 팀원들의 업무 관리가 더 어려워졌다. 눈에 안 보이기 때문에 불안한 마음에 마이크로 매니징을 하게 되고, 소모적인 얼라인 미팅이 계속되기 때문이다. 리모트워크를 하지 않더라도 해외 법인을 운영하면서 글로벌 팀원이 있는 조직, 거점 오피스를 사용하는 조직 등 업무 방식이 다양해졌다. 팀 관리를 위한 온라인 협업 관제탑이 절실히 필요한 시점이다.

💡 이 문제를 알로 대시보드로 해결할 수 있다. 활동기록 피드 위젯과 캘린더 위젯으로 대시보드를 구성해 보자.

활동기록 피드 위젯은 알로에 연동된 모든 서드파티 앱에서 일어나는 실시간 업무 활동 내용이 스트림으로 보여진다. 세일즈팀, 기획팀, 디자인팀을 필터링해서 활동기록 피드 위젯을 각각 구성해 두면, 팀별 업무 맥락을 쉽게 파악할 수 있다.

또한 캘린더 위젯을 활용하면 팀별 업무 일정을 파악하는 데 용이하다. 우선 팀원들에게 팀별 업무 일정을 캘린더에게 적어두는 습관을 권장해보자. 그런 다음, 전체 회사 일정용 캘린더, 주요 부서별 캘린더를 필요한만큼 생성해두면 팀원들의 업무 일정을 쉽게 알 수 있다.

이와 같이 알로 대시보드를 잘 활용하면, 파편화된 정보를 찾기 위해 허비하는 시간, 업무 얼라인을 위한 불필요한 회의 시간, 일일보고서를 수십장 읽는 시간을 극적으로 줄일 수 있다.

앞으로 데이터 생성량은 줄어들지 않을 것으로 보인다. 따라서 지식근로자는 이런 상황에 빠르게 적응하고 대처하는 방법을 배우는 것이 중요하다.

이러한 적응의 일환으로 시간을 절약하고 더 나은 결과를 가져올 방법을 찾기 위한 전략으로 알로(ALLO)와 같은 툴을 활용하는 것을 추천한다.