‘앱 과부하’로 고통받는 리더에게 필요한 협업 콕핏

바야흐로 협업의 시대다. 탁월한 넘버원이 성장을 주도하는 시대는 저물었고, 다양한 재능과 성향을 가진 사람들의 유의미한 협업을 통해 혁신이 일어난다. 협업의 핵심은 ‘연결'이다. 도저히 어울리지 않을 법한 여럿을 조합해 전혀 새로운 혁신을 창조해낸다. 조직을 성장시켜야 하는 비즈니스 리더는 다양한 사람들을 한 팀으로 모으고 그들이 강력한 시너지를 발휘하도록 만들어야 한다. 그래야 사업이 성공하기 때문이다.

다양성을 탁월함으로 만들어 내는 협업 환경을 조성하는 것, 그것이 지금 리더에게 요구되는 역할이다.

협업 종류와 방식이 다양해지면서 협업툴 시장이 급성장했다. 팬데믹을 기점으로 원격근무가 활성화되면서 물리적으로 흩어진 사람들을 온라인으로 ‘연결'하는 협업툴의 성장은 더욱 가속화되었다. 엔데믹 이후 출근이 증가하고 있긴 하지만, 국내외 사례를 종합할 때 하이브리드 방식의 근무는 지속될 것으로 보인다. 업무 방식이 다양해지면서 원격근무 방식을 채택하지 않는 기업이라 할지라도 사람들 간의 업무 공간 제약을 극복한 협업 환경 조성이 필요한 시대가 되었다.

생산성을 높이려고 협업툴을 도입했더니, 이런 문제가?!

사람들은 업무 생산성을 높이고, 일을 효율적으로 하고, 사람들과 더 잘 소통하고, 비용을 절감하기 위해 협업툴을 도입한다. 아사나(Asana)의 최신 보고서(Anatomy of Work Global Index 2023)에 따르면 기업에서 사용하는 앱(업무툴) 개수는 다음과 같았다.

일반 직원: 평균 8.8개

이사급 이상: 평균 10개 이상

기업에서 여러 개의 업무툴을 사용하는 데에는 이유가 있다. 각각의 앱은 특정 업무 영역에 뛰어나기 때문에 다양한 업무 요구사항에 대응하기 위해서는 다수의 앱이 필요하다. 예를 들어, 프로젝트 관리를 위해 Asana나 Trello를, 커뮤니케이션과 회의를 위해 Slack, Microsoft Teams, Zoom을, 문서 공유를 위해 Google Drive나 Dropbox와 같은 클라우드 스토리지 도구를 사용한다.

다양한 업무툴의 조합은 실제로 효율적인 업무 수행과 협업에 도움이 된다.

그러나 이로 인한 문제가 발생하기 시작했다.

동시에 사용하는 앱 개수가 늘어나면서 ‘앱 과부하'로 고통받는 사람들이 늘어난 것이다. 하나의 조직 내에서 다수의 업무툴을 사용한다는 것은 필연적으로 데이터의 분산을 의미한다. 사람들은 필요한 정보를 찾기 위해 ‘앱 전환'을 끊임없이 해야 하고, 실시간으로 수많은 채널에서 몰려오는 요청에 대응해야 한다. 이는 피로감을 유발할 뿐 아니라 번아웃, 집중력 저하, 생산성 저하라는 치명적인 결과로 이어진다.

캘리포니아-어바인 대학교(University of California-Irvine)의 Gloria Mark 교수의 연구에 의하면, 어떤 일에 몰두하고 있는 사람이 방해를 받으면, 다시 그 일에 돌아와 집중하는 데에만 23분 15초가 걸린다. 이 경험이 반복되면 될수록 사람의 뇌는 지속적으로 큰 스트레스를 받게 되고, 업무 수행 능력이 저하될 수밖에 없다.

생산성을 높이기 위해 도입한 업무툴이 오히려 생산성을 떨어뜨리는 결과를 낳는 것이다.

‘앱 과부하’는 리더에게 더욱 치명적이다

비즈니스 리더에게 ‘앱 과부하'는 더 치명적이다. 미국 밥슨 칼리지의 글로벌 리더십 롭 크로스 교수는 수십 명의 성공한 비즈니스 리더와 인터뷰를 진행했고, 채팅, 이메일, 미팅 등을 위한 수많은 앱을 동시에 다루느라 어느 하나에도 제대로 집중하지 못한다고 말하는 리더들이 많았다고 설명했다.

“비즈니스 리더들이 오히려 협업툴에 압도당한다는 이야기를 많이 한다. 리더들은 평균적으로 9개 정도의 협업 플랫폼을 사용하고 있었다. 슬랙이나 팀즈, IM(Instant Messaging), 영상통화, 업무관리 및 보상 시스템 등을 예로 들 수 있다”

크로스 교수의 연구 결과에 따르면, 관리자 대부분이 이메일, 회의, 전화 통화 등에 업무 시간의 약 85%를 쓴다. 이는 10년 전보다 2배 증가한 수치다. 게다가 여러 팀 사이의 상호의존성이 높아지면서 문제가 가중되고 있다. 다중 연결된 팀원들의 업무 상황이나 프로젝트 진행 상황을 파악하는 데 오랜 시간이 걸리고, 의사결정을 위해 필요한 정보를 찾기 위해 여러 앱을 돌아다니며 시간을 써야 한다.

‘일을 위한 일'이 쌓이면서 안 그래도 힘든 리더의 어깨를 더욱 무겁게 누르고 있다.

그럼, 사용하는 앱 개수를 줄이면 되지 않을까?

그렇다면 사용하는 앱 개수를 줄이면 이 문제가 해결될까? 이 문제는 그렇게 단순하게 접근해서는 해결책을 찾기 어렵다.

위에서 설명한 것처럼 각각의 업무 도구는 고유한 목적을 가지고 있고 실제로 다양한 업무 요구사항을 충족시켜 준다. 여기에 더해, 직원들이 각자의 업무를 수행할 때 선호하는 업무툴들이 있다. 어떤 직원은 채팅 기능을 위해 특정 협업툴에 의존하고, 다른 사람은 파일 공유나 실시간 협업 기능을 위해 다른 툴을 선호할 수 있다. 각 직원이 선호하는 의사소통 방식, 일하는 방식이 다르기 때문이다.

직원들의 ‘다양성'을 유의미하게 연결해서 강력한 시너지를 내는 협업 환경을 조성해 줘야 하는데, 리더가 ‘앱 과부하'에 걸릴 것 같으니 특정 앱은 이제 사용하지 말자고 말할 수 있을까? 그 앱은 어떻게 선택할 것인가? 그리고 그게 실제로 리더가 원하는 결과를 가져올까?

💡 다른 접근법이 필요하다.

다행히, 이 문제를 해결할 수 있는 간단한 방법이 있다.

지금 리더에게 필요한 건, 통합하고 확인하는 협업 콕핏

간단한 두 단계만 거치면 팀 협업 프로세스를 개선하면서 리더의 ‘앱 과부하' 문제를 해결할 수 있다.

[STEP 1] Integration: 협업툴 콕핏 만들기

우선은 앱 전환에 드는 시간 낭비를 줄이기 위해 업무툴들을 한 곳에 통합한다. 팀에서 사용하는 모든 앱을 중앙화된 시스템에 연동하고, 팀의 모든 업무를 한눈에 확인할 수 있는 협업 콕핏을 만드는 것이다.

이런 문제를 해결하기 위해 전문적으로 연구하고 설계된 솔루션의 도움을 받으면 시간과 리소스를 절약할 수 있다. 알로(ALLO) 대시보드는 구글앱스, 슬랙, 지라, 아사나, 깃허브, 피그마 등 다수의 업무툴을 연동해서 모든 업무 데이터를 통합해서 보여준다. 중앙화된 대시보드와 활동기록 기능을 통해 팀의 협업 상태를 확인하고 필요한 액션을 취할 수 있다.

✔️ 정보 파악을 위한 앱 전환 시간을 극적으로 줄여준다. ⏩️ 시간 절약

✔️ 밀려드는 알림, 피드백, 요청사항을 한 곳에서 확인한다. ⏩️ 꼼꼼한 업무 관리

✔️ 매니저는 팀원들이 진행하는 업무를 실시간으로 확인할 수 있다. ⏩️ 얼라인 미팅 감소

✔️직원들은 각자 선호하는 업무툴을 계속 사용하면서 생산성을 높일 수 있다. ⏩️ 직원 만족

[STEP 2] Diagnose: 우리 팀의 협업 네트워크 상태를 진단하라

기술은 일을 효율적으로 처리하는 데 도움이 되지만, 결국 기술을 사용하는 것은 사람이다. 사람에 대한 이해가 없으면 기술의 효용성을 판단할 수 없다.

협업 콕핏을 확보했다면, 이제 팀의 협업 상태를 파악할 차례다.

생각보다 많은 조직이 팀에서 지금 무슨 일이 벌어지고 있는지 전체적인 상황을 깨닫지 못한다. 한 기업 임원은 “우리 회사는 직원들의 출장 비용을 소수점 두 자리까지 파악하고 컴플라이언스 인프라는 완벽하게 구축해 놓으면서도 회사의 협업 네트워크가 얼마나 효율적인지, 또 직원들이 협업에 얼마나 시간을 쓰고 있는지는 아예 모르는 것 같다”며 답답함을 토로했다.

협업의 시대에, 조직 전체에 걸쳐 협업 상태가 어떤지 분석하고 진단하지 않는 것은 주목해야 할 문제다.

여러 업무툴을 사용하는 협업 환경에서 발생하는 문제를 개선하려면, 단순히 직원들이 앱 전환에 소요하는 시간을 계산하는 대신, 전환의 본질과 그것이 생산적인 결과를 도출하는지 아니면 주의를 분산시키는 요소인지에 대한 유용한 통찰력을 모으는 데 초점을 맞춰야 한다. 그러기 위해서는 우선 우리 팀의 협업 상태에 대한 진단과 분석이 필요하다.

협업 콕핏을 확보했다면, 이 단계에서 해야 하는 일은 간단하다.

현재 우리 팀에서 사용하고 있는 업무툴의 종류와 수량을 평가하고, 각 업무툴에서 발생하는 데이터를 확인하고, 각 데이터가 의미하는 것이 무엇인지 분석하는 협업 분석의 시간을 가져야 한다.

협업 분석은 협업 프로세스를 분석하고 개선하기 위한 중요한 도구이다. 이를 통해 협업 과정에서 발생하는 문제를 인식하고 개선 방안을 모색할 수 있다. 예를 들어, 팀 내 의사소통 패턴을 분석하여 의사결정에 필요한 정보 전달이 원활히 이루어지도록 할 수 있다. 또한, 협업 데이터를 기반으로 예측 모델을 구축해서 팀의 성과를 예측하고 개선할 수 있다.

이 단계에서 우리 팀의 협업 프로세스 최적화를 위해 필요한 인사이트를 얻고, 불필요한 앱이 있다면 줄이면 된다.

미래의 협업 방식은 더욱 자동화되고 지능화될 것으로 보인다. 특히 생성 AI의 등장으로 업무 방식에 혁신적인 변화가 나타날 것으로 예상된다. AI 시대에 인간들의 협업 방식은 어떤 변화를 해야 하는지, 직원들이 더 창의적이고 전략적인 작업에 집중하게 하려면 리더는 무엇을 해야 하는지, 진지한 고민과 빠른 액션이 필요한 시점이다.