리더십의 생명은 타이밍이다: 인박스 제로(Inbox Zero)를 쉽게 구현하는 방법

회사에서 내가 보낸 메시지에 상대방이 응답이 없을 때, 사람들은 어떻게 반응할까?

‘혹시 못 보셨나? 다시 보내봐야지.’ 할 때도 있지만, 상대방이 상사일 경우 매번 물어보기 눈치 보이고 언제 물어봐야 할지 타이밍을 잡기 어려울 때가 많다. 도대체 이분들은 왜 메시지에 답을 안 하시는 걸까?

많은 리더 및 관리자는 매일 팀원들로부터 수많은 피드백, 승인 요청, @ 멘션, 질문을 받는다. 이러한 요청들은 대게 하나가 아닌 여러 앱에서 날아오기 때문에 리더는 여러 앱을 왔다 갔다 하면서 내용을 팔로업해야 한다.

이러한 반복적인 컨텍스트 전환은 생산성과 집중력을 떨어뜨리고 불필요한 시간 낭비를 야기한다. 중요한 업무에 밀려 나중 확인으로 밀린 메시지는 영원히 묻힐 확률이 높아진 것이다. (리더는 그 이후로도 계속해서 엄청난 양의 메시지를 받기 때문이다.)

리더가 확인해야 하는 정보의 양도 앱 개수만큼이나 많아졌다. 피그마(Figma)의 디자인 작업물, 지라(Jira)의 이슈 내용, 구글문서(G-suits)의 업데이트 사항, 슬랙(Slack)의 수많은 @멘션 등을 모두 확인하고 피드백을 줘야 한다.

‘리더십의 생명은 타이밍에 있다’ 라는 말이 있다. 특히 피드백은 타이밍이 중요하다. 아마존 창업자인 제프 베이조스는 리더의 의사결정에 있어 ‘틀린 결정’보다 ‘느린 결정’이 더 위험하다고 했다. 불확실성과 변화의 속도가 빠른 지금과 같은 시기에 피드백 주는 타이밍을 놓치면 뼈아픈 결과로 이어질 수 있다.

또한 피드백을 줄 때는 맥락을 파악하고 이해하는 것이 필요하다. 그래야 리더의 말이 수직적 업무지시가 아닌 구성원들이 스스로 생각하고 능동적으로 행동하게 하는 가이드가 될 수 있기 때문이다.

리더를 위한 스마트 알로 인박스(Allo Inbox)

여러 앱에서 쏟아지는 메시지를 받는 리더들이 맥락을 쉽게 파악하면서 누락 없이 메시지를 확인하고 반응하려면 어떻게 해야 할까. 조직의 디지털 전환(DX)을 돕는 스마트한 조직 커뮤니케이션 소프트웨어를 사용하면 큰 도움을 받을 수 있다.

스마트 조직 운영 및 커뮤니케이션 소프트웨어 알로 인박스(Allo Inbox)는 이러한 문제를 해결하기 위해 설계되었다.

알로 인박스에서는 여러 앱에서 날아오는 메시지, 멘션, 알림을 한곳에서 통합해서 관리할 수 있다. 슬랙, 지라, 아사나, 피그마 등 기존에 팀에서 사용하는 앱과 커뮤니케이션 채널을 알로에 연동하면, 누락되는 메시지 없이 모든 중요한 작업과 정보를 한곳에서 확인하고 관리할 수 있다.

알로 인박스로 인박스 제로(Inbox Zero) 쉽게 구현하기

인박스 제로란?

인박스 제로는 받은메시지함을 효과적으로 관리하여 항상 ‘모두 읽음’ 상태를 유지하는 업무 관리 방식이다. 인박스 제로의 핵심 원칙은 받은메시지함을 체계적으로 분류, 삭제, 정리해서 디지털 업무 공간을 깔끔하고 체계적으로 관리하는데 있다.

인박스 제로 구현 전략

인박스 제로를 구현하는 방법은 여러 가지가 있지만, 가장 일반적인 방법을 소개하면 다음과 같다.

• 처리 시간 설정: 수신 메시지를 확인하고 처리하는 시간을 하루에 몇 번으로 정해두는 것이 좋다. 시간을 규칙적으로 설정해 두면 하루 종일 메시지함을 열어보지 않아도 된다.
• 분류 및 라벨링: 메시지를 효율적으로 관리하기 위해 확인이 필요한 메일과 그렇지 않은 메시지를 구분하고, 답장이 필요한 메시지, 나중에 참조가 필요한 메시지 등을 라벨링한다.
• 효과적인 처리: 메시지를 열자마자 처리하는 습관을 들이는 것이 좋다. 메시지에 답변이 필요하면 바로 답변하고, 작업이 필요하면 작업 목록에 추가한다. 답변이나 작업이 필요 없는 메시지는 바로 삭제하거나 아카이브한다.
• 자동화 활용: 가능한 한 많은 메시지를 자동화 처리한다. 이메일의 경우, 스팸 필터를 활용하고, 구독 취소, 자동 정렬 등의 기능을 활용한다.
• 정기적인 청소: 주기적으로 메시지함을 정리하는 시간을 갖는다. 더 이상 필요하지 않은 메시지는 삭제하고, 중요한 메시지는 다시 확인하며 관리한다.

위의 방법들은 기본적인 인박스 제로 전략이지만, 개인의 상황과 환경에 따라 세부 내용은 수정 또는 추가될 수 있다. 중요한 것은 업무 생산성 향상을 위해 메시지함 관리에 대한 체계를 만들고, 그 체계를 일관되게 유지하는 것이다.

알로 인박스(Allo Inbox) 활용 방법

1️⃣ Step 1: 앱 연동하고 중앙화된 인박스 만들기

알로 인박스를 최대한 활용하려면, 슬랙, 피그마, 아사나, 지라, 깃허브 등 연동 가능한 앱을 모두 알로에 연동하는 것이 좋다. 물론, 알로 플랫폼내 캔버스, 게시판 등에서 멘션된 메시지는 자동으로 알로 인박스에 수신되기 때문에 외부 앱 연동없이 알로만 사용해도 인박스는 여전히 유용하다.

✔️ 알로 인박스에서 확인할 수 있는 메시지:

• 알로 플랫폼 및 연동 앱에서 ‘나를 멘션한 메시지'
• 나를 멘션한 메시지에 달리는 스레드 메시지

2️⃣ Step 2: 수신 메시지 확인하기

알로 인박스 ‘활성화' 탭에서 수신 메시지를 확인한다. 특정 앱에서 온 메시지만 모아서 보려면 필터 기능을 활용해보자.

• 예) 슬랙에서 온 메시지만 확인하려면? 앱 필터 ‘Slack’ 클릭
  
  

3️⃣ Step 3: 우선순위에 따라 메시지 분류하기

인박스 제로의 핵심은 수신함을 깔끔하게 관리하고 업무 생산성을 높이는 데에 있다. 수신 메시지 확인 후 팔로업 액션 필요 여부에 따라 메시지를 다음과 같이 분류할 수 있다.

• Action 필요한 경우: 답장 / 열기 / 보류
• Action 불필요한 경우: 완료 처리

분류가 끝났다면 이제 아래 플로우차트를 따라해보자. 쉽고 빠르게 인박스 제로를 달성할 수 있다!

인박스 제로는 메시지함 관리를 통한 시간 절약, 스트레스 감소, 그리고 생산성 향상을 목표로 한다. 이를 통해 더 효율적인 작업 환경을 조성하고, 정보에 대한 통제감을 높여 업무 효율성과 개인의 집중력을 향상시킬 수 있다.

알로 인박스로 수신 메시지를 깔끔하게 관리하고, 팀원들에게 효과적인 피드백을 적재적소에 제공하는 경험을 해보기를 추천한다.

🔍 알로 인박스에 대해 더 알아보고 싶으신가요?

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