성공적으로 프로젝트 플래닝을 수립하는 방법💡
조직에서 혁신을 이루기 위해서는 구성원들에게 조직의 비전을 보여주고 함께 역량을 모아 앞으로 나아가고 싶어지도록 동기부여하는 것이 중요하다. 프로젝트 수행에 앞서 비전을 공유하고 아이디어 실현을 위한 의견을 주고받는 '프로젝트 플래닝'이 중요한 이유다. 프로젝트 플래닝을 통해 프로젝트 실행 계획을 팀에 공유하고 피드백을 주고받으며 기획 내용을 보완함으로써 보다 성공적으로 프로젝트를 수행할 수 있다.
이 글에서는 프로젝트 플래닝 방법에 대한 가이드와 프로젝트의 시작이 즐거운 경험이 될 수 있는 도와주는 알로 팁에 대해 설명한다.
프로젝트 플래닝을 시작하기 전에
프로젝트를 제대로 수행하기 위해서는 다음 내용이 사전에 준비되어 있어야 한다.
- 프로젝트에 참여할 구성원 목록: 프로젝트 수행에 필요한 팀원들과 이해관계자 목록을 작성하고 해당 팀과 담당자들에게 내용을 전달한다. 프로젝트 팀원 목록을 명확히 하는 것은 프로젝트와 관련 없는 사람들의 시간을 불필요하게 낭비하지 않도록 도와준다.
- 명확하게 정의된 프로젝트의 목표와 목적: 플래닝 단계에서는 아직 프로젝트 실행 계획과 방법이 명확하지 않을 수 있지만, 프로젝트에 참여하는 사람들이 프로젝트의 주요 목표와 목적을 명확하게 이해하는 것이 중요하다. 해당 프로젝트를 통해 이루고자 하는 것과 나아갈 방향을 제대로 보지 못한다면 도중에 표류하기 쉽다.
- 공동 작업자들의 이해를 돕기 위한 모든 참고 자료: 플래닝 단계에서는 다양한 아이디어가 나오기 마련이다. 여러 사람들에게 내용을 정확히 설명하려면 아이디어를 시각화하는데 도움이 되는 정보를 사전에 많이 수집해두는 것이 좋다. 아직 프로젝트 실행 전 단계이므로 추가적인 리서치 작업을 통해 얻게 되는 인사이트가 프로젝트 수행 시 도움이 되기도 한다.
준비 작업을 모두 마쳤다면, 이제 프로젝트 플래닝 방법에 대한 세부적인 내용을 살펴보도록 하겠다.
자기 소개 및 공동 작업자 알아가기
같은 조직에 소속되어 있더라도 대부분은 팀원들은 서로가 어떤 사람이고 정확히 어떤 업무를 하고 있는지 잘 모르는 경우가 많다. 설령 알고 있더라도 본인이 생각하는 정도의 깊이로 이해하고 있지 않기 때문에 프로젝트 시작 전에 팀원들이 각자 자신에 대해 소개하는 시간을 갖는 것이 좋다. 팀원들에 대해 아는 것이 많을수록 프로젝트를 보다 원활하게 수행할 수 있다. 자기소개를 할 때 다음 내용을 포함하면 업무 진행 시 도움을 받을 수 있다.
- 본인이 담당하고 있는 업무
- 본인의 커뮤니케이션 스타일
- 업무 진행 시 어려움을 느끼는 부분
아이스브레이킹을 통해 긴장감 풀기
‘아이스브레이킹’ 세션은 사람들 사이에 어색함을 풀고 대화를 시작하는 데 도움이 된다. 또한 팀원들의 의사소통 방법, 협업 스타일, 심지어 피드백을 주고받는 방법까지 파악하는 단서를 얻는 유용한 시간이 된다. 아이스브레이킹 세션은 팀원들이 서로 원활하게 소통하기 위한 연습 단계로, 자유로운 분위기 속에서 서로에 대한 기대치와 협업 프레임워크를 맞추는 데 유용하게 활용될 수 있다.
프로젝트 목표를 최대한 자세히 공유하기
어느 정도 분위기가 무르익으면 이제 본격적으로 프로젝트에 대해 논의할 차례다. 모든 팀원들이 같은 내용을 이해하고 아이디어를 낼 수 있도록 템플릿을 활용해서 필요한 정보를 최대한 자세하게 적는 것이 좋다. 프로젝트의 목표가 명확하게 정의될수록 사람들의 적극적인 참여를 이끌어낼 수 있다.
프로젝트 일정 수립하기
이제 팀원들과 함께 프로젝트 일정을 수립할 차례다. 일정에 대해 공개적으로 논의하는 것은 프로젝트 진행 시 발생할 수 있는 이슈들을 미리 예측해 보는 중요한 시간이다. 일정 진행을 방해할 가능성이 있는 이슈들과 이에 대한 해결 방안에 대해 팀원들이 최대한 자유롭게 의견을 주고받으며 다양한 아이디어를 모아 두면 추후에 도움이 될 것이다.
역할 분배와 책임 정의하기
역할 분배와 책임 정의는 프로젝트 플래닝에서 가장 중요한 단계 중 하나이다. 미리 수립해둔 큰 일정 내에서 세부적인 역할과 책임을 분배할 차례다. 프로젝트의 목표와 세부 내용이 모든 팀원들에게 명확해졌다면, 이제 모두가 있는 자리에서 각 업무에 대한 담당자를 지정하고 역할과 책임을 명시해야 한다. 누가 무엇을 담당하는지가 명확하면 추후 프로젝트를 수행할 때 시간이 절약되는 것은 물론이고 프로젝트가 마무리될 때까지 커뮤니케이션 오해와 사일로 이슈를 예방할 수 있다.
업무에 대한 질의 응답 공간 제공하기
프로젝트가 시작되면 처음 생각했던 것과 다르게 흘러가는 경우가 많다. 또한 진행 상황에 대한 시야를 놓쳐서 팔로업이 필요한 경우가 종종 발생한다. 따라서 프로젝트 시작 단계 혹은 그 이후에라도 언제든지 팀원들이 서로 질문할 수 있는 공간이 필요하다. 업무를 수행하다 보면 누구나 궁금한 사항과 우려되는 부분이 생길 수 있다. 질의응답 공간을 만들어서 팀원들이 질문과 이슈를 적어두고 피드백을 수시로 주고받을 수 있도록 하는 것이 좋다. 이 과정이 활발할수록 프로젝트에 대한 이해와 목표가 명확해지고, 각자의 역할에 더 충실할 수 있다.
수시로 확인하고 점검하기
프로젝트 플래닝을 마친 뒤에도 수시로 팀원들과 진행 상황을 확인하고 점검하는 것이 중요하다. 프로젝트를 진행하면서 점검해야 할 내용은 다음과 같다.
- 모든 팀원들이 자신이 해야 할 일을 알고 있는가?
- 모든 팀원들이 작업을 완료하는 데 필요한 내용을 숙지하고 있는가?
- 업무 진행을 방해하는 장애물이나 병목 현상이 있는가?
위의 내용을 수시로 확인하면서 진행 상황을 추적하고, 중간중간 회의 시간을 활용해서 이슈들과 해결책을 공유해야 한다. 회의 이외에도 메일, 채팅, 혹은 코멘트를 이용해서 모든 사람들이 진행 상황에 대해 얼라인되어 있는 것이 중요하다.
알로는 프로젝트 플래닝뿐 아니라 다양한 회의에서 프로젝트 리더 및 팀원들이 적극적으로 소통하고 회의에 참여할 수 있는 여러 유용한 기능을 제공한다.
알로로 프로젝트를 플래닝하고 수행하면, 온라인 기반 업무 진행 시 발생할 수 있는 피로감과 지루함이 줄어들고 보다 재미있고 효과적으로 업무를 수행할 수 있다.
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