리모트 워크 환경에서 주간 회의 효율성을 높이는 방법

코로나19를 기점으로 전 세계 많은 기업들이 리모트 워크 환경으로 전환되었다. 리모트 워크가 본격화되면서 업무의 기반의 온라인으로 이동되었고 그간 사무실 대면 근무 시 고려하지 않았던 여러 가지 과제가 수면으로 떠올랐다. 특히 원격 근무 환경에서 화상 회의의 생산성과 효율성을 어떻게 유지할지가 관리자들에게 숙제로 남았다. 어떤 사람들은 온라인으로 진행하는 원격 미팅이 대면 미팅과 동일하게 생산적이라고 믿고 싶어 하지만, 그것이 사실이 아니라는 것을 리모트 워크를 경험해 본 사람이라면 누구나 알고 있다. 원격 회의에서 상당히 많은 참석자는 다른 사람이 발언을 할 때 메일을 확인하거나 다른 업무를 몰래 수행하기도 한다.

주간 회의를 효율적으로 진행하는 방법을 터득하는 것은 팀 협업에서 매우 중요한 요소다. 주간 회의를 통해 우리는 팀원들과 함께 아이디어를 브레인스토밍하고, 계획을 세우고, 전략을 수립하고, 팀 전체가 아이디어에 대한 합의를 이루어 낸다. 그러나 회의를 원격으로 진행하게 되면 많은 시간과 에너지가 소모되고 생산적이지 못한 결과를 내는 경우가 많다.

문제는 원격 미팅은 단순히 대면 미팅을 복제하는 수준에 그쳐서는 안된다는 것을 자각하는 사람이 많지 않다는 것이다. 리모트 워크는 완전히 새로운 환경이므로 효율적으로 주간 회의를 진행하고 싶다면 팀이 서로 소통하고 협업하는 방식을 개선하기 위한 노력이 필요하다.

이 글에서는 원격 주간 회의에서 생산성과 참여를 높이기 위해 구현할 수 있는 12가지 실천 방법에 대해 설명하겠다.

그에 앞서 먼저, 주간 회의의 목적과 필요성에 대해 알아보자.

주간 회의의 목적

주간 회의는 팀원들이 일주일 동안 한 업무의 성과를 공유하고, 아직 완료되지 않은 것에 대해 논의하고, 이슈 사항 및 해결 방안을 논의하는 시간이다. 주간 회의는 일반적으로 60분에서 90분 정도 진행되고, 회의의 주요 목적은 팀의 현재 프로젝트 진행 상황을 확인하는 데 있다. 따라서 주간 회의는 프로젝트가 지연되거나 잘못된 방향으로 가는 것을 방지하고 가까운 시일 내에 직면하게 될 과제에 대해 전략을 세우는 기회가 된다.

주간 회의의 필요성

주간 회의는 팀원들이 직면하고 있는 어려움이나 이슈를 관리자들이 직접 이해할 수 있는 훌륭한 방법이다. 팀원들에게 목표를 상기시키고 팀원들의 담당 업무가 조직의 목표와 일치하도록 얼라인시키는 완벽한 기회이기도 하다.

또한 주간 회의를 통해 사람들은 상사와 동료들의 피드백을 얻고 오픈 커뮤니케이션과 투명한 조직 문화를 구축해 나갈 수 있다.

리모트 근무 환경에서는 다른 팀원들이 작업하고 있는 업무 내용을 파악하는 것이 쉽지 않다. 따라서 매주 정기적으로 열리는 팀 주간 회의는 팀원들이 팀의 상황과 서로의 업무를 파악하는 중요한 시간이 된다.

성공적인 주간 회의를 위한 12가지 실천 방법

주간 회의 아젠다 작성하기

회의 전에 주간 회의에서 다루고자 하는 모든 의제, 즉 아젠다의 포괄적인 목록을 작성한다. 아젠다가 없으면 주간 회의는 혼란에 빠질 확률이 높다. 팀원 전원이 모두와 공유할 아젠다가 없다면, 단순히 그 시간에 회의가 예약되어 있다는 이유로 매주 회의를 진행할 필요는 없다.

아젠다 사전에 준비하기

주간 회의를 성공적으로 진행하려면 팀원들과 협력해서 사전에 아젠다를 세우는 것이 좋다. 가장 좋은 방법은 아젠다 초안을 먼저 대략적으로 작성하고 팀에 공유한 뒤 피드백을 받는 것이다. 사전에 아젠다를 확인한 팀원들은 회의 때 토론될 주제에 대해 미리 생각하게 되고, 결과적으로 더 적극적으로 회의에 참여하게 된다. 팀원들의 피드백을 수집한 후 모든 의제에 대해 논의할 수 없다고 판단되는 경우, 금주 논의해야 할 아젠다의 우선순위를 정하는 것이 필요하다. 우선순위가 낮은 의제는 차주 회의 아젠다 목록에 추가하면 된다.  

주간 회의 아젠다 효과적으로 작성하기

회의 관리 소프트웨어 플랫폼인 펠로우(Fellow)의 보고에 따르면 원격 미팅의 46% 이상이 명확한 목표나 목적 없이 회의를 진행한다고 한다. 주간 회의는 팀의 현재 상황을 모두에게 얼라인시키는 전용 목표가 있다. 그러나 주간 회의 내내 팀원들의 프로젝트 업데이트 사항을 공유 받는데 모든 시간을 할애해서는 안 된다. 성공적인 주간 회의는 문제를 해결하고, 잠재적인 문제를 발견하고, 다음 단계를 논의하고, 팀원들에게 업무를 위임해야 한다.

따라서 주간 회의의 주요 목표는, 현재 팀에서 중요하게 논의되어야 하는 액션 아이템을 확인하고 그 일이 진행되도록 모든 팀원들의 참여를 유도하는 것이다.

만약 팀원들이 주간 회의를 일주일 업무 진행 상황 공유 그 이상으로 느끼지 못한다면, 회의의 가치를 느끼지 못하고 점점 다른 중요한 일을 하기 위해 회의를 불참하기 시작할 수도 있다는 것을 명심해야 한다.  

핵심은 일관성이다

주간 회의 진행 흐름에 일관성에 있으면 팀원들은 회의 때 무엇을 기대할 수 있는지 정확하게 알 수 있다. 일관성은 팀원들의 워크플로우, 퍼포먼스, 그리고 생산성을 향상시키는 중요한 요소이다.

주간 회의에서 일관성을 유지하기 위해 필요한 목록을 나열하면 다음과 같다.

1. 주간 회의는 평일 중 동일한 요일 및 시간대에 반복되는 일정으로 세팅해서 사람들이 해당 시간에 다른 회의를 중복 예약하지 않도록 한다.
2. 회의 사전에 주간 회의 아젠다를 공유하는 날짜를 정한다.
3. 최종 아젠다를 작성하는 동안 팀원들의 피드백이 반영될 수 있도록 피드백 마감 시한을 명확히 고지한다.
4. 최종 아젠다를 매주 같은 시간, 정해진 공간에 공유하여 팀원들이 주간 회의 아젠다에 쉽게 접근하고 회의를 준비할 수 있도록 한다.
5. 최종 아젠다는 초안과 동일한 포맷 또는 템플릿을 사용해서 팀원들이 중요한 데이터를 식별하기 쉽도록 한다.

미팅 시작 전에 아젠다 설명하기

미팅이 시작되면 처음 2분 동안은 회의 아젠다 개요를 설명하는 것이 좋다. 회의에서 논의할 내용을 간략하게 설명하고 회의의 목적을 명확히 한다.

미팅 필요 여부 결정하기

원격 회의는 대면 회의보다 생산성이 높아야 한다는 부담감이 훨씬 크다. 팀과 상의할 것이 별로 없고 이메일로 요점을 다룰 수 있다고 판단되면 주간 회의를 생략해도 된다.

팀이 직면한 문제를 해결하는 데 도움이 되는 회의 프로세스에 대해 생각해 보라. 어떤 문제는 팀 전체 미팅에서 논의하기보다는 특정 팀원 또는 팀원들과 소규모로 논의하는 것이 더욱 효율적일 수 있다.

시간 관리하기

주간 회의 일정을 세울 때는 우선순위를 잘 생각해야 한다. 예를 들어, 매주 동일한 요일과 시간에 주간 회의 일정을 잡는 것이 좋지만, 회사 일정상 이것은 항상 가능하지 않다. 다른 팀과 협업해서 프로젝트를 수행하는 경우도 많다. 팀별로 상황이 다르기 때문에 여러 팀의 일정을 고려해서 주간 회의 일정을 잡아야 한다. 또는 팀원들이 전 세계에 분산되어 있을 수도 있다. 다른 시간대의 팀원을 위해 별도의 회의를 잡아야 하는 경우도 발생한다.

회의 시간을 엄격하게 설정하고 회의가 정해진 시간을 초과하지 않는 것이 중요하다. 정해진 시간에 논의할 수 있는 정도의 아젠다만 수립해야 한다. 한 연구에 따르면 짧은 회의 시간은 집중력을 높이고 사람들을 중요한 주제에 집중시키는 긍정적인 압력 분위기를 조성하는 효과가 있다고 한다. 회의 시간제한에 대해 팀원들에게 알리는 것은 그들이 하루 업무 일정을 계획대로 진행하는 데 도움을 줄 수 있다.

회의 중에 카메라를 켜도록 권장하기

사람들에게 카메라를 켠 상태로 주간 회의에 참석하도록 권유하라. 부득이한 사정으로 카메라를 켜지 못할 수도 있지만, 팀원들이 서로의 얼굴을 보면서 회의를 진행해야 훨씬 더 개인적이고 부드러운 분위기가 형성된다.

회의 호스트를 번갈아가면서 하기

만약 한 사람의 주간 회의 중에 아젠다 설명, 기록, 시간 관리 등 모든 역할을 해야 한다면 그 사람은 회의 진행 자체가 또 다른 업무가 되어 부담감을 느끼게 된다. 게다가, 그 사람이 예상치 못한 상황으로 회의에 참석하지 못하면 팀은 중심을 잃고 우왕좌왕하면서 귀중한 시간을 허비하게 될 수도 있다.

회의 호스트를 번갈아가면서 하게 되면, 주간 회의 관리를 한 사람에게 과도하게 의존하지 않기 때문에 회의의 생산성 저하를 방지하고 회의의 안정적인 흐름을 구축하는 데 도움이 된다. 또한 회의 호스트 역할을 경험하는 것은 팀원들이 새로운 기술을 배우고, 그들의 역할에 대해 더 많은 책임감을 느끼고, 동료들과 더 깊은 관계를 형성하는 데 도움이 된다.

주간 회의에 필요한 역할을 정리하면 다음과 같다.

• 진행자: 회의 진행 속도를 설정하고 회의의 목적을 달성하기 위해 팀원들을 가이드한다. 회의 의제에 대한 토론을 촉진하고 의사 결정 과정을 주도하며 요점을 포착하기 위해 열린 질문을 한다.
• 회의록 작성자: 회의에서 논의된 모든 핵심 아이디어, 결정 사항 및 결과를 기록한다. 회의록은 일반적으로 미팅 후 이메일로 미팅에 참여한 사람들에게 공유된다.
• 시간 관리자: 아젠다의 모든 항목이 충분한 시간 동안 논의되도록 회의 전체 시간을 관리한다. 시간이 촉박하거나 하나의 주제에 너무 집중해서 시간이 지체되는 경우 사람들에게 남은 시간을 알리고 다음 주제로 넘어가도록 권장한다..
  

팀원들에게 역할을 부여하는 방법은 매번 회의 때마다 특정 팀원들을 지목해서 역할을 할당하거나, 뽑기 시스템으로 다음 회의에서 누가 어떤 역할을 담당할지 랜덤하게 정하는 방법이 있다. 팀원들에게 역할을 부여하는 것은 팀 주간 회의의 참여율을 높이고 팀을 긴장시키는 훌륭한 방법이다.

질의응답 시간 확보하기

회의가 진행되는 동안 팀원들이 질문을 할 수 있는 시스템이 없다면 매주 열리는 회의는 혼란스러운 경험이 될 수 있다. 회의 중 질의응답 시스템을 만드는 가장 쉬운 방법은 특정 간격으로 또는 회의를 마치기 바로 전에 Q&A 세션을 갖는 것이다.

시간을 보다 효율적으로 운영하기 위해 사전에 먼저 질문 목록을 수집하는 것도 좋은 방법이다. 주간 회의 전용 캔버스와 같은 메모 공간을 만들어서 팀원들이 아젠다에 대한 질문을 남길 수 있도록 하면 보다 생산적인 회의가 될 것이다.

회의 종료 후 팔로업하기

원격 회의는 기술에 대한 의존도가 높기 때문에 기술적 결함에 따른 자체적인 어려움과 의사소통 문제가 수반된다. 예를 들어, 중요한 안건을 논의하는 도중 버퍼링이 걸리면 정보를 놓치게 되는 팀원이 발생하기도 하고, 이로 인해 프로젝트가 지연되거나 더 심각한 결과를 초래할 수도 있다.  

기술적인 결함이 없더라도 사람들이 회의에서 나온 내용에 대해 서로 다른 해석을 가지고 회의장을 떠나는 것은 매우 흔한 일이다. 따라서 회의에서 논의된 업무, 할당된 역할과 책임, 업무 마감일 등이 명시된 회의록을 남기는 것이 중요하다. 팀원들은 회의록을 보면서 회의 때 논의된 모든 중요한 세부 사항을 다시 확인하고 올바른 방향으로 업무를 수행해 나갈 수 있다.

특히 팀에서 관리가 필요한 중요한 업무의 경우, 알로(Allo)와 같은 프로젝트 관리 소프트웨어 툴을 사용해서 캔버스에 해당 내용을 기록하고, 프로젝트가 완료될 때까지 진행 상황을 계속 추적하는 것이 반드시 필요하다.

회의 종료 전 핵심 포인트 명시하기

회의가 끝난 후에 회의록을 팀원들에게 메일로 공유하더라도, 주간 회의를 마치기 전에 그 장소에서 회의에서 논의된 핵심 포인트를 반복적으로 명시하는 것이 좋다.

주간 회의에서 핵심 포인트를 명시할 때 포함해야 하는 내용은 다음과 같다.

1. 중요한 결정사항과 아이디어를 강조한다.
2. 팀원들에게 질문을 많이 하도록 요청한다.
3. 실행이 필요한 업무 목록을 나열한다.
4. 위임된 업무의 마감 시간을 설정한다.

원격 회의 기본 에티켓 설정하기

원격 주간 회의에서 지켜야 하는 기본적인 규칙을 세워두면 보다 생산적이고 효율적으로 회의를 진행할 수 있다.

회의를 바로 시작할 것인가, 아니면 회의 아젠다 목록을 먼저 나열할 것인가?

참석자들이 질문을 해도 되는 때는 언제인가? 질문할 때 지켜야 하는 규칙이 있는가?

회의 도중 발언자의 말을 중간에 끊고 질문을 해도 되는가, 아니면 세션이 끝날 때까지 기다려야 하는가?

위의 모든 측면을 고려하고 회의 참가자들에게 자세한 지침을 제공해서 모호함을 없도록 하라.

필요한 사람만 초대하기

정직하게 다음 질문에 대답해 보자: 정말 모든 팀원들이 매주 진행되는 주간 회의에 참석하는 것이 필요한가?

만약 팀원들의 이야기를 듣고 영감을 받고 싶은 리더라면, 아마존의 제프 베조스가 지킨다는 ‘투 피자 원칙(Two Pizza principle)’을 참고할 필요가 있다. ‘투 피자 원칙’은 회의 효율성을 극대화하기 위해서 참가자 규모를 피자 두 판을 나눠 먹는 정도 이하로 유지하는 것을 말한다. 이 원칙은 참가자에게 권한을 부여해서 빠른 결정을 내리게 하고, 아이디어를 너무 많은 다른 의견의 방해 없이 테스트해 볼 수 있는 기회를 준다. 특히 원격 회의 환경에서는 적정 규모 이상의 참가자를 포함하지 않는 것이 좋다. 주간 회의는 단지 정보를 공유하는 자리가 아닌 중요한 결정을 내리는 시간임을 명심해야 한다.

만약 팀 전체가 매주 주간 회의에 참석하지 않아도 된다고 판단되는 경우, 공유할 것이 적은 팀원들에게는 회의 끝까지 남을지 본인의 업무로 복귀할지 선택권을 주는 방법도 있다.

적극적인 참여 장려하기

회의 참가자들이 논제에 대해 적극적으로 의견을 개진하도록 독려해야 한다. 이를 위해서는 여러 주제에 대한 팀원들의 다양한 피드백을 수집할 수 있어야 한다.  

원격 주간 회의에서 팀원들의 참여를 독려하기 위해 사용할 수 있는 몇 가지 아이디어는 다음과 같다.

1. 팀원 설문조사: 회의 중에 설문조사를 수행하면 팀원들의 참여도가 향상된다. 중요한 안건에 대한 팀원들의 솔직한 의견을 취합하고 싶다면 익명으로 의견을 수집하는 것도 좋은 방법이다.
2. 협업 도구 활용: 아이디어를 모으는 브레인스토밍 세션 중에는 온라인 화이트보드와 같은 협업 도구를 활용해서 의견을 빠르고 쉽게 수집하는 것이 좋다. 수집된 의견을 시각적으로 보여줘서 여러 사람들이 한 눈에 이해할 수 있게 하는 것도 중요하다.

마치며

주간 회의에 대한 철저한 준비와 전략이 없으면 그 시간이 무의미해질 수 있다. 비생산적이고 비효율적인 회의 경험이 반복되면 팀원들의 신뢰를 잃게 된다.

이 게시글에서 제안한 몇 가지 방법들과 적합한 소프트웨어 도구를 활용하면 주간 회의를 성공적으로 운영해나갈 수 있을 것이다.

리모트 팀을 위해 잘 설계된 최적의 소프트웨어 도구를 제대로 활용하면 회의 프로세스를 보다 원활하게 수립할 수 있다. 반면에 잘못된 도구를 사용하면 아무리 훌륭한 회의 전략을 세워도 문제가 발생할 수 있다.

알로(Allo)와 같은 팀 협업 도구를 사용하면 팀의 모든 중요한 내용을 문서화할 수 있고, 자료를 시각화해서 팀원들이 보다 효율적으로 커뮤니케이션할 수 있다. 알로는 컨플루언스(Confluence), 트렐로(Trello), 아사나(Asana) 등과 같은 기존 플랫폼들이 지닌 한계를 극복하고 사용자의 적극적인 소통을 끌어올리기 위해 설계된 시각적 도구이다.

무엇보다 알로는 주간 회의 템플릿을 제공하므로 사용자는 템플릿을 활용하여 빠르고 쉽게 회의를 준비할 수 있다.