하이브리드 근무 환경에서 업무 효율성 높이는 방법

하이브리드 워크는 이미 글로벌 기업 72%에서 시행 중이며 그 형태도 다양하다. 엔데믹으로 접어들면서 CEO의 83%는 임직원들이 다시 사무실에서 근무하기를 원하지만, 임직원의 10%만 풀타임으로 사무실에서 근무하기를 원한다고 답했다. 구성원에게 어떤 업무 환경을 제공하고, 어떻게 일할 것인가가 경영진에게 중요한 이슈가 됐다.          Executive views on business in 2022, PWC

긴 터널 같던 팬데믹을 지나 엔데믹으로 전환하고 있다. 사무실 근무가 당연했던 우리에게 어느 날 갑자기 리모트 근무가 찾아왔고, 이제 리모트 근무에 익숙해지려고 하니 다시 사무실로 복귀하라는 조짐이 보인다. 오피스 근무와 리모트 근무, 그 둘 사이 어딘가의 하이브리드 근무를 놓고 기업과 구성원의 온도 차가 크다. 2022년 3월 마이크로소프트가 발표한 업무 트렌드 보고서에 따르면 경영진의 절반 이상이 직원의 오피스 복귀를 고려하는 반면, 직원의 절반 이상은 하이브리드 또는 리모트 근무로의 완전한 전환을 원하고 있다.

코로나19라는 전염병 창궐은 우리에게 ‘무엇을 위하여 일하는가?’라는 중요한 질문을 던졌다. 일의 목적과 동기를 들여다보기 시작한 사람들은 ‘의미’와 ‘가치’의 중요성을 깨달았고, 이제 본인들이 가치 있게 여기는 일에 몰입해서 주도성을 가지고 일하고 싶어 한다. 일하는 방식의 변화에 대한 고민은 이제 기업에게 선택이 아닌 필수인 이유다. 더 이상 주어진 시간과 공간에 국한되지 않고 스스로 주도성을 발휘하고 진심으로 몰입해서 일할 수 있는 환경을 직원들에게 제공해줘야 한다. 이런 관점에서 직원들에게 자율성과 유연성을 허용하는 ‘하이브리드 근무 시대로의 전환’은 놀랍지 않다. 이러한 거대한 변화의 파도 앞에서 우리 조직은 얼마나 준비되어 있을까.

이제 기업은 하이브리드 업무에 최적화된 근무 환경 구축 및 지원에 대한 깊은 고민이 필요하다. 하이브리드 워크 전환에 성공해서 조직의 생산성과 효율성을 높게 유지하기 위해서는 단순히 업무 도구 개수를 늘리는 것 그 이상이 요구된다.

이 글에서는 하이브리드 팀이 원격근무 환경에서 팀의 효율성과 생산성을 극대화하기 위해 매니저들이 적용할 수 있는 전략을 소개한다.

기대치 명확히 하기

리더가 기대하는 것이 무엇이고 그 내용인지 무엇인지 팀원들에게 정확히 설명해야 한다. 말하지 않아도 이 정도는 팀원들이 이미 알고 있을 것이라고 지레짐작하면서 업무지시를 애매하게 하는 것은 금물이다. 이는 팀의 성과에 부정적인 영향을 미치는 모호성의 여지를 남긴다는 사실을 명심하라. 명확한 지침을 제공하고, 확실한 경계를 설정하고, 기본적인 규칙을 정기적으로 점검하면서 오해를 방지하는 것이 중요하다.

또한, 리더의 관점에서 현재 팀원들이 집중하고 있는 업무가 조직의 ‘성공’에 어떻게 기여하고 있는지 팀원들에게 지속적으로 알려줘야 한다. 이는 팀원들에게 정서적 안정감을 제공할뿐 아니라 업무에 더욱 전념하게 만드는 동기부여 요소가 된다.

리더의 기대치를 명확히 하는 가장 좋은 방법의 하나는 전체 팀원들이 참석하는 주간 회의 또는 월간 회의를 활용하는 것이다. 그러나 기대치의 내용을 팀원들에게 알리는 것 자체가 중요하기 때문에 방법은 다양할 수 있다.

커뮤니케이션에 더욱 집중하기

리모트 워크 환경은 사무실 근무 환경과 커뮤니케이션 측면에서 차원이 다르다. 리모트 워크에서는 모든 활동의 기반이 온라인이다. 따라서 온라인 커뮤니케이션의 메커니즘을 잘 이해할 필요가 있다. 예를 들어, 업무 중 질문이 생겼을 때 잠시 매니저의 데스크에 들려 궁금증을 해소하는 방식은 리모트 환경에서는 불가능하다. 그러므로 온라인 커뮤니케이션을 효과적으로 진행하기 위한 전략을 구현하는 것이 리더의 책임이다.

다목적 커뮤니케이션 채널을 오픈하고 누구나 공개적으로 자신의 의견을 낼 수 있는 공간과 환경을 조성하는 등 팀 내 오픈 커뮤니케이션을 장려하라. 오픈 커뮤니케이션 문화가 팀에 정착되면, 팀 내에서 정보가 투명하게 흐르고 팀원들은 업무 마감일, 활용할 수 있는 리소스, 이슈가 될만한 사항, 앞으로 일어날 일에 대해 빠르게 파악할 수 있다.

알로(Allo)와 같은 팀 매니지먼트 및 프로젝트 관리 도구를 사용하면 팀원들은 더 활발하게 소통할 수 있고, 전 구성원이 동일한 업무 내용을 파악하고 효율적인 워크플로우를 유지하는 데 도움이 된다.

목적에 맞는 커뮤니케이션 도구 활용하기

오픈 커뮤니케이션을 장려하는 것에 그치지 말고 명확한 커뮤니케이션 가이드라인을 정해서 팀원들에게 공유해야 한다.

가이드라인은 복잡할 필요가 없다. 시나리오별로 어떤 종류의 커뮤니케이션 도구가 가장 적합하고 장려되는지 정의해서 팀원들에게 알려주면 된다. 예를 들어, 전화, 이메일, 메신저 툴, 화상 회의 등 다양한 커뮤니케이션 도구 중에서 회사의 중요한 공지사항을 전달할 때는 이메일 사용을 권장할 수 있다. 또한 전화 통화의 경우 비상시에만 사용하고, 업무용 메신저에서 장시간 사적 대화는 지양하는 것 등의 내용도 포함될 수 있다.

명확한 마감일 설정하기

리모트 워크는 근무자에게 유연함을 제공하는만큼 잘 활용하면 생산성이 높아질 수 있지만, 한편으로는 일을 나중으로 미루도록 유인하는 환경이 되기도 한다. 리모트 워크는 주로 집에서 일을 하게 되는데, 사람들은 종종 침실, 거실, 또는 부엌에서 일을 하게 된다.

따라서 팀원들이 본인 업무의 명확한 마감일을 인지하고 있는 것이 중요하다. 명확한 마감일은 사람들이 책임감을 느끼고 제 시간 내에 업무를 끝내도록 촉진하기 때문이다. 마감일 내에 자신이 어떤 업무를 해내고 팀에 제공해야 하는지 담당자가 명확히 알면, 자신의 일을 보다 주도적으로 수행할 수 있다.

업무 난이도와 복잡도가 높은 프로젝트일수록 업무별 마감일을 명확히 하는 것이 중요하다. 그렇지 않으면 프로젝트 일정을 맞추기 어렵기 때문이다.

또한 리모트 워크 환경에서는 하루 업무의 종료 시각 또는 하루 최대 근무 시간을 정하는 것이 좋다. 장기적으로 가려면 팀원들이 일과 삶의 균형을 건강하게 유지하도록 격려하고, 하루 업무 일정이 끝나면 개인적인 시간을 갖도록 권장하라.

정기적인 회의 일정 정하기

장시간 줌으로 화상 회의를 하는 것을 선호하는 사람은 없다. 리모트 워크 환경에서는 15분 또는 30분 정도의 체크인 미팅을 정기적으로 잡아서 팀원들과 업무 얼라인을 하는 것이 적당하다. 물론 업종과 직종, 조직의 상황에 따라 팀에 가장 적합한 회의 주기는 다를 수 있다. 핵심은 리모트 워크 환경에서 화상 회의를 더욱 효율적으로 진행하려면 무엇이 필요한가에 집중하는 것이다. 예를 들어, 데일리 미팅의 주요 목적은 당일 공유가 필요한 아젠다를 설정하고, 업데이트를 공유하고, 피드백을 제공하고, 팀에 필요한 리소스를 제공하는 것이다. 현재 우리 팀의 데일리 미팅은 이런 목적에 부합하는지 점검해보라.

효율적으로 진행되는 잘 준비된 데일리 미팅은 리모트 팀원들에게 많은 장점을 제공한다. 예를 들어, 데일리 미팅에서 팀원들과 각자 업무 상태를 동기화하면 각자 그날 해야 하는 업무의 우선순위를 정렬할 수 있다. 또한 업무 방해 요인이 있는지 확인하고, 업무에 대해 질문하고, 각자 가지고 있는 이슈를 공론화해서 아이디어를 모을 수 있다.

데일리 미팅을 더욱 효율적인 운영을 위해 적절한 업무 도구를 활용하는 것이 좋다. 알로(Allo)는 사용자의 편의를 위해 데일리 미팅 템플릿을 제공한다. 사용자는 템플릿을 활용해서 쉽게 회의를 세팅하고 운영할 수 있다. 또한 알로 캔버스에 실시간 업데이트 사항을 남기면 누구나 업무 진행 상황 및 팀의 주요 이슈를 쉽게 확인할 수 있다.

자료 공유와 아카이빙을 위한 데이터 허브 만들기

리모트 워크 뿐 아니라 업무의 기반이 온라인에 있는 현대의 업무 환경에서는 모든 주요 정보를 담은 자료의 보관과 공유가 매우 중요하다. 기업의 자산인 주요 정보를 문서화해서 보관하고, 해당 자료가 팀원들에게 손쉽게 공유되어야 한다. 회사의 주요 정보는 일일, 분기별, 연간 OKR부터 주요 비즈니스 지표에 이르기까지 다양한 데이터가 해당된다.

의외로 많은 조직에서 정보 관리가 제대로 되지 않는 문제를 겪는다. 동일한 자료를 반복적으로 찾고, 담당자에게 똑같은 질문이 계속 들어온다. 효율적으로 일하기 위해서는 팀의 자료를 한곳에 모아주는 데이터 허브가 꼭 필요하다. 데이터 허브는 기본적으로 전 구성원이 접근할 수 있어야 하고, 필요에 따라 공개 범위도 설정할 수 있어야 한다. 회사의 정보가 사람들에게 원활하게 흐르고 중요한 자료에 누구나 접근할 수 있으면, 자료를 찾기 위해 허비하는 시간과 노력을 현저히 줄일 수 있다.

템플릿 활용으로 효율성 높이기

미리 만들어진 템플릿을 사용하면 동일한 작업을 중복하지 않고 업무에 필요한 자료를 빠르게 생성할 수 있다. 또한 템플릿 사용은 업무의 표준 포맷을 유지하는 데도 도움이 된다.

알로(Allo)는 리모트 팀이 업무 표준화를 유지하고 협업에 유용한 여러 종류의 템플릿을 제공한다. 업무에 가장 일반적으로 사용되는 구조로 디자인된 템플릿을 바로 사용하거나, 사용자가 직접 만든 캔버스를 템플릿화해서 팀에 필요한 업무의 표준 포맷을 직접 만들수도 있다.

마이크로매니지먼트 경계하기

리모트 팀을 효율적으로 운영하려면 팀원들을 신뢰해야 한다. 눈에 보이지 않는 팀원들이 제대로 일을 하고 있는지 불안해하면서 마이크로매니지먼트를 하게 되면, 팀원들은 좌절하고 그들의 생산성은 저하될 것이다.

신뢰를 바탕으로 팀원들이 스스로 오너십을 가질 수 있는 조직문화를 만들어야 한다.  그 첫 단계는 팀원들이 업무의 방식보다 결과에 대한 책임을 지도록 만드는 것이다.

리모트 팀을 관리할 때 팀원들의 업무 방식에 지나치게 간섭하는 것이 효율적이지 않은 이유 중 하나는, 사람마다 서로 업무 스타일 및 생활 패턴이 너무나 다르기 때문이다. 어떤 팀원들은 아침 일찍부터 업무를 시작할 수도 있고, 어떤 팀원들은 밤늦게까지 일하는 것을 선호할 수도 있다. 또한, 어느 날은 업무를 하면서 동시에 다른 개인적인 중요한 일을 동시에 해야 하는 날이 불가피하게 있을 수도 있다. 리모트 워크 환경에서는 9-6과 같은 전통적인 업무 시간대에 집착하기보다는 팀원들에게 자율성을 주는 편이 좋다.

팀원들의 업무 방식에 집중하는 대신 그들의 생산성과 성과에 우선순위를 두라. 그들이 책임을 다하고 마감일을 지키는 한 팀원들을 마이크로매니지먼트 할 필요가 없다.

적절한 도구 및 리소스 제공하기

리모트 워크 환경에서 팀원 모두가 업무를 수행하는 데 필요한 도구와 리소스를 보유하고 있는지 확인하라. 단순히 노트북과 인터넷이 가능하다고 모든 필요 기술이 확보된 상태라고 가정해서는 안 된다. 매니저는 팀원들이 자신의 역할과 책임을 효율적으로 해낼 수 있는 환경이 갖춰져 있는지 점검하고 서포트해줘야 한다.

요즘은 다양한 업무 툴과 소프트웨어 프로그램을 활용해서 작업을 자동화할 수 있다. 업무 효율성을 높이기 위해 여러 업무툴을 활용하는 것은 장점도 분명히 있지만, 너무 많은 도구의 사용은 팀원들에게 과부하를 줄 수 있다. 도구의 사용법을 모두 익혀야 하기 때문이다. 본인의 팀에 적합한 업무 도구를 잘 찾으면 몇 개의 도구만으로도 팀의 워크플로우를 쉽게 유지 관리할 수 있다.