2023 핵심 키워드 ‘타임 퍼포먼스': 빠르게 높이고 팀 성과를 올리는 방법

2022년 일본에서 조사한 올해의 단어에 ‘Taipa(타이파)'가 꼽혔다. ‘타이파'는 타임 퍼포먼스(Time Performance)를 일본식으로 줄인 표현으로 우리식으로 바꾸면 ‘시성비(시간 대비 성능)'에 해당한다. 그동안 가격 대비 성능을 따지는 ‘가성비'에 주목했다면, 이제는 ‘시간' 대비 효율을 따지는 사람이 많아졌다는 의미이다.  

‘시성비’는 특히 Z세대와 관련이 깊다. 콘텐츠 과잉의 시대를 살고 있는 이들은 넘치는 콘텐츠의 바다에서 허우적대지 않기 위해, 사람들과의 대화에서 뒤처지지 않기 위해 영화나 드라마를 2배속으로 보거나 줄거리 요약본을 본다. 이들에게 시간을 최대한 잘 활용하는 법을 터득하는 것은 생존을 위한 필수 스킬이 되었다.

사실 ‘타임 퍼포먼스'는 경영환경에서 새로운 개념은 아니다. 표현만 다를 뿐, 시간을 효율적으로 사용해서 최적의 ‘시간 성과'를 내기 위한 ‘타임 매니지먼트’는 모든 사람에게 요구되는 업무 역량이다. 다만 효율적인 시간 관리는 대단히 높은 수준의 역량이어서 이를 제대로 해내는 사람은 많지 않다. 시간 관리를 도와주는 솔루션이나 자기계발서가 꾸준한 인기를 끄는 이유다.

‘타임 퍼포먼스'를 중요시한다는 것은 바꿔 말하면 불필요한 시간 낭비에 큰 거부감을 느낀다는 뜻이다. 앞으로 조직 구성원에 Z세대는 점점 늘어날 것이고, 이들은 비효율적인 업무 방식, 불필요한 시간 낭비를 대단히 참기 힘들어할 것이다. 조직은 이에 대한 대비가 필요하다.

리더는 어떻게 직원들의 시간을 낭비하는가

모든 조직은 한정된 시간 자원을 가장 중요하고 의미 있는 일을 하는 데 배분하려고 노력한다. 특히 리더는 직원들이 최고의 ‘타임 퍼포먼스를' 내주기를 원할 것이다. 그래야 성과가 나기 때문이다.

그런데 만약 리더가 직원들의 시간을 낭비하고 있다면 어떻게 해야 할까?

미국의 HR 매거진 TNLT는 ‘리더가 직원의 시간을 낭비하는 방식 유형’'에 대해 다음과 같이 설명했다.

1. ‘우리는 원래 이렇게 합니다' (기존방식 고수형) - 팀에 새로 합류한 직원이 조직의 비효율적이고 불필요한 관행을 그대로 받아들이도록 요구받는다. 시간이 지나도 변하지 않는 관행은 분명히 존재하지만, 누군가에게 편하다는 이유로 같은 틀에 갇혀 있는 것은 건강하지 않다.
2. ‘자, 모일 시간입니다' (불필요한 회의형) - 회의는 조직의 구조와 깊은 연관이 있다. 실제로 꼭 필요한 회의가 아님에도 불구하고 모이는 방식이 익숙하다는 이유로 회의가 소집되는 경우가 많다. 더 큰 문제는 사람들이 회의가 시간 낭비라고 생각해도 소리 높여 말하지 않는다는 것이다.
3. ‘척! 하면 착! 알겠지?’ (불명확한 기대치형) - 모호한 기대치는 효과적인 업무의 걸림돌이다. 또한 불필요한 회의와 마찬가지로, 직원들은 자신에게 어떤 기대치가 있는지 명확하지 않아도 리더에게 직접 불평하지 않는다.
4. ‘대충 읽고 패스' (쓸모없는 보고서형) - 교육계에서는 교수들 사이에 "발표하지 않으면 파멸한다"는 오래된 격언이 있다. 회사에서도 같은 진리가 존재한다. 유의미한 내용이 없는 보고서라도 우선 받고 본다. 보고서의 존재와 목적에 대해 이의를 제기하고 개선을 지시하기보다는 무시하거나 폐기하는 경향이 있다.
5. ‘제가 워낙 좀 바빠서' (내 시간만 중요해형) - 다른 사람의 시간이나 일정보다는 자신의 시간에만 집중하는 리더는 직원들의 험담 주제 대상이 된다. 모든 사람에게 하루라는 시간은 중요하다. 다른 사람의 시간/스케줄을 고려하는 것은 당연한 일이다. 이는 특히 프로젝트 및 부서 회의에서 더욱 자주 발생한다. 예정된 약속에 지각하거나 불참하면 다른 사람의 하루를 망칠 수 있다.
6. ‘구체적인 업무 내용은 잘 모르겠지만, 제가 할 말은 다 전했습니다' (일방적인 의사소통형) - 어떤 사람이 의사소통하기 위해 시작은 하지만 그 과정을 마무리하지 않는다면 문제가 발생한다. 직원이 무슨 일을 하는지 잘 모르는 것은 별개의 문제일 수 있지만, 이는 주로 일방적인 커뮤니케이션과 쉽게 결합된다. 리더가 어떤 직원이 어떤 업무를 하는지 잘 모를 때 이런 문제가 주로 발생하기 때문이다.

국내 조직의 일하는 방식을 조사한 한 연구결과에서 한국은 OECD 국가 중 가장 많이 일하는 국가로 손꼽히지만 1인당 생산성은 저조한 것으로 나타났다. 노동시간 대비 생산성이 낮은 원인 1위로 ‘불필요한 회의, 의미 없는 보고서’가 꼽혔다.

연구결과에 따르면 직장인들은 비효율적 업무에 하루 2시간 30분을 낭비하고 있었고, 이 시간을 ‘비용’으로 환산하면 연간 146조 원에 이른다. 낭비된 시간의 30%만 줄여도 무려 44조 원을 아낄 수 있다는 뜻이다.

보고서 기반 업무 파악이 위험한 이유

많은 직장인이 보고서를 작성하고 읽는 데 상당한 시간을 소비한다. 보고서의 종류도 여러 가지고 보고서의 퀄리티에 따라서 업무 성과에 대한 평가가 좌우되기도 한다.

특히 팬데믹을 기점으로 원격근무가 일상화되면서 업무 관리를 위한 보고서 작성이 많아졌다. 회사마다 형태는 다르지만 일일보고, 주간보고, 월간보고 형태로 업무 진행 내용을 요약해서 작성하고 보고하는 것이다. 이런 보고서는 일은 일대로 다 하고 별도로 작성하는 경우가 많다. 보고자는 별도의 보고서를 작성하기 위해서 시간을 쓰지만, 관리자는 이런 보고서를 보고 판단할 수 있는 것이 많지 않다. 맥락을 모르기 때문에 피상적인 파악밖에는 못 하는 것이다. 그러나 이 정도의 보고도 안 하면 관리자가 업무 파악이 어려워서 어쩔 수 없이 이런 보고라도 받는다.

관리자나 경영자는 직원들이 작성한 보고서를 통해서 업무 내용을 파악하는 경우가 많다. 그런데 여기에는 문제가 있다. 보고서는 요약하게 되는데, 그 과정에서 중요한 정보들은 사라지고 문제점들이 숨겨진다. 업무 과정이 제대로 담기지 않는다. 이런 보고가 여러 단계를 거치다 보면 최고 경영자는 좋게 포장된 낙관적인 정보를 접하게 되는 경우가 발생한다. 이런 문제가 꾸준히 쌓이면 언젠가 폭발하기 마련이다.

보고서는 작성하는 데도 읽는 데도 오래 걸린다. 심지어 유의미한 내용이 담기지 않은 보고서도 많다. ‘타임 퍼포먼스' 관점에서 이러한 보고서는 낙제점이다.

그러나 리더는 팀의 상황을 파악해야 하고, 필요시 개입해야 하고, 의사결정을 내려야 한다.

보고서에만 의지하지 않으면서, 팀 업무를 파악할 수 있는 효율적인 대안이 필요하다.

‘타임 퍼포먼스’를 방해하는 최대의 적: ‘안 보이는 것’

사람들은 팀 매니징 및 협업 시 주로 어떤 문제를 겪을까. 많은 사람들이 다음과 같이 답했다.

▪️ 각자 무슨 일을 하고 있는지, 할 것인지가 쉽게 보이지 않는다. 잘 안 보이기 때문에 서로서로 믿을 수 있는 상호신뢰 문화를 구현하기가 어렵다.

▪️ 모든 조직원이 매주, 매일, 매달 어떤 기여를 하고 있고 그게 얼마나 큰 임팩트를 미치는지 직관적으로 알기가 어렵다. 결과적으로 성과관리 및 동기부여에 많은 리소스가 든다.

▪️ 팀원 간 서로 누가 뭘 하는지에 대해서 공유가 잘되지 않아 일정 관리가 어렵다.

표현은 조금씩 다르지만, 문제의 핵심은 동일했다. 봐야 하는 게 있는데 그게 잘 안 보인다는 것이다.

잘 안 보이기 때문에 불필요한 업무가 추가되고, 업무 진행이 되지 않아 동기부여가 안 되고, 성과를 내는 원팀 구현이 어렵다. ‘타임 퍼포먼스'를 높이려면 이 문제를 해결해야 한다.

알로 대시보드로 ‘타임 퍼포먼스’를 높이는 방법

1️⃣ 업무 파악에 드는 시간을 극적으로 줄여드립니다

알로를 시작하면 모든 조직원의 업무 정보가 온라인 시스템에 자동으로 기록된다. 직원들이 사용하는 툴을 알로에 연동하기만 하면 된다. 일일 업무보고서를 별도로 작성할 필요가 없다. 알로 ‘활동 내역'에 모든 조직원의 업무 활동 내용이 실시간 스트림으로 보여지기 때문이다. 필요에 따라 조직 전체의 활동 내역을 볼 수도 있고, 팀, 멤버, 앱, 리소스별로 필터링해서 볼 수도 있다.

빠르게 업무를 파악하는 또다른 방법은, 업무 데이터를 기반으로 알로 대시보드에 앱 차트를 만드는 것이다. 차트는 전체적인 흐름을 보여주기 때문에 현재 진행 중인 일에 대한 빠른 인사이트를 얻을 수 있다. 특정 앱에서 평소와 다른 그래프나 수치가 표시된다면 리더의 개입이 필요하다는 신호일 가능성이 높다. 팀원들에게 이슈는 없는지 물어보고는 싶지만, 마이크로 매니징은 하기 싫고 팀원들을 귀찮게 하고 싶지 않아 눈치만 보고 있다면 앱 차트를 활용하면 된다.

2️⃣ 업무 이동에 드는 시간을 극적으로 줄여드립니다

전체적인 업무 맥락을 파악한 뒤 세부 내용을 확인하려면 해당 업무 공간으로 이동이 필요하다. 알로 ‘활동 내역’을 활용하면 여러 앱에 흩어져 있는 업무 공간으로 빠르게 이동할 수 있다. 활동 내역에 표시되는 업무 내용을 클릭하기만 하면 된다.

또한 업무의 전체적인 흐름을 파악하고 세부 내용으로 연결되기 때문에 불필요한 앱 전환을 줄일 수 있다. 과도한 앱 전환은 번아웃, 집중력 저하, 생산성 저하라는 치명적인 부작용을 유발한다.

사용하는 업무툴 개수가 많아지면 정보 파편화가 심해진다. 어떤 앱에 어떤 내용이 기록되어 있는지 모두 기억하기 어렵기 때문에 정보 검색에 많은 시간을 할애해야 한다. 알로 통합 검색을 활용하면 정보를 찾는 시간을 획기적으로 줄일 수 있다. 알로 검색창에 키워드를 입력하기만 알로에 연동된 모든 앱에 흩어진 정보를 통합해서 보여준다. 모든 앱을 개별적으로 열지 않고도 몇 초 만에 필요한 정보를 찾을 수 있다.

내달 업데이트 예정인 알로 인박스를 이용하면 나에게 온 메시지를 확인하는 시간을 극적으로 아낄 수 있다. 다양한 업무툴을 동시에 사용하는 협업 환경에서는 ‘나를 멘션한 알림’이 여러 앱에서 수시로 날아온다. 여기 저기에서 오는 업무 요청과 문의사항에 빠르게 대응하는 일이 더 어려워졌다.

알로 인박스는 이 문제를 쉽게 해결해 준다. 여러 앱에서 ‘나를 멘션한 메시지'를 하나의 인박스에 모두 모아주기 때문에 메시지를 빠르고 꼼꼼하게 확인할 수 있다. 인박스에서 메시지를 확인한 후 필요시 해당 앱으로 바로 이동할 수도 있다. 이동 시간도 절약된다.

3️⃣ 업무 소통에 드는 시간을 극적으로 줄여드립니다

알로 활동 내역에는 사람들의 실시간 업무 활동 내용이 기록된다. 따라서 ‘추측'이 아닌 정확한 ‘정보'를 기반으로 업무 상황에 대해 소통할 수 있다. 효과적인 커뮤니케이션의 핵심은 화자들이 동일한 정보를 같은 타이밍에 인지하는 ‘커먼 그라운드'를 확보하는 것이다. 동일한 정보를 기반으로 관련된 정보를 고려해서 업무 진행에 필요한 소통을 빠르게 해야 하기 때문이다.

알로 활동 내역은 조직의 커먼 그라운드를 확보하는 가장 효과적인 수단이다. 활동 내역을 보면 누가 어떤 일을 하고 있는지 업무 과정을 쉽고 빠르게 추적할 수 있다. 따라서 동일한 정보를 기반으로 앞으로 필요한 것에 대해 효과적으로 소통하고 피드백을 줄 수 있다. 문제가 발생하기 전에 중간 중간에 미리 개입하면서 사전에 위험 관리를 하는 데에도 유용하다.

챗GPT에 사람들이 열광하는 이유는 ‘시간 단축'을 통해 업무 효율을 높여주기 때문이다. 최소 5시간이 걸리는 데이터 입력 작업을 챗GPT가 1분 만에 해주는 시대가 도래했다.

빠르게 진화하는 AI 시대, 인간의 업무 방식은 어떻게 변화해야 할까. 알로와 같은 기술 솔루션을 활용해서 업무 속도를 높이고, AI가 대체할 수 없는 업무에 인간의 핵심 역량을 집중해야 할 때이다.