커머스 조직이 비주얼 프로젝트 협업 솔루션 도입으로 얻을 수 있는 효과

커머스 매출 볼륨을 키우는 핵심 키워드는 ‘트렌드’다. 시시각각 바뀌는 트렌드에 적절하게 편승하고, 때로는 앞서나갈 수 있는 트렌드세터 팀이 되어야 한다. 이것은 혼자 잘한다고 되는 게 아니라 모든 구성원이 원팀(One Team)으로 함께 팀워크를 맞춰야 가능하다. 따라서 커머스 조직 운영의 핵심은 끈끈한 팀워크를 형성하는 것이다. 팀워크를 기반한 '스피드'가 매우 중요하기 때문이다.

커머스 조직은 트렌드에 민감하고 아이디어가 넘치는 크리에이티브한 팀원들이 많다. 각양각색의 개성을 가진 이들이 창의적으로 사고하고 주도적으로 일하려면 자율적인 업무 환경 조성이 필요하다. ‘자율성 확보’라고 하면 흔히 원격근무나 자율좌석제 같은 업무 제도나 시스템을 먼저 떠올릴 수 있지만 이는 그저 수단에 불과하다. 자율성은 직원들이 업무 진행 시 어떻게 의사결정 권한을 배분하고, 누가 주체가 되어 일하는 방식을 정할 것인가의 문제다. 자율성이 확보된다면 직원들은 자신이 하는 일의 의미와 결과물이 어떻게 회사에 기여할 수 있는지 알 수 있다.

직원들에게 자율성을 부여하는 것은 결코 개인이 혼자 일하도록 두거나, 개인의 업무를 방관하라는 것이 아니다. 명확한 목표 설정, 의사결정 권한 위임 등 자율성을 보장해 구성원들이 좋은 성과를 낼 수 있도록 계속 도와주고 지원해야 한다. 직원들이 긍정적인 마인드와 강력한 동기를 가지고 일하면 팀워크가 좋아져서 창의적인 결과물을 만들어 낼 수 있다.

커머스 조직에 필요한 프로젝트 관리 도구는?

사업이 성장하게 되면 더 빨리, 더 많은 제품을 론칭시켜 다양한 제품군을 바탕으로 매출을 극대화해야 한다. 이를 위해서는 프로젝트를 목표한 시일 내에 완수해야 하고, 여러 프로젝트가 동시에 돌아가기도 한다. 체계적인 프로젝트 관리가 필요하다.

프로젝트 관리는 팀이 목표를 달성하기 위한 일들을 체계적으로 계획하고 진행하는 과정이다. 이를 통해 팀은 주어진 시간 안에 업무를 계획, 관리, 수행하여 필요한 일을 효과적으로 마무리할 수 있다.

커머스 조직이 효과적인 프로젝트 관리를 통해 목표를 달성하려면, 팀과 프로젝트 특성에 대한 이해를 바탕으로 그에 걸맞은 프로젝트 관리 프로세스를 정립해야 한다. 제품 출시 프로젝트의 경우, 기획팀, 디자인팀, 마케팅팀, 개발팀 등 다양한 부서가 크로스펑셔널팀(cross-functional team) 체제로 업무가 진행된다.

프로젝트의 규모가 커지고 복잡도가 높아지면 이전과 같은 방식으로는 프로젝트를 진행하기가 어렵다.

일례로 많은 조직에서 엑셀을 주요 업무 도구로 활용해서 프로젝트 관리나 목표 관리를 한다. 엑셀은 대부분의 직장인이 사용하는 익숙한 도구다. 소규모 팀이 단순하고 반복적인 업무를 수행할 때는 엑셀을 이용하기가 쉽고 간편하다.

그러나 사업이 성장하면서 팀 규모가 커지면, 엑셀만으로 업무를 지속하는 데 한계를 느끼는 시점이 온다. 조직이 더 높은 수준의 효율성과 민첩성을 추구하며 지속해서 성장하려면 업무 효율성을 높여주는 전문적인 프로젝트 관리 솔루션의 활용이 필요하다.

프로젝트 관리 툴을 사용하면 팀이 업무의 모든 세부 사항을 한 곳에서 체계적으로 관리하고, 피드백과 진행 상태를 공유하고, 궁극적으로 더 효과적으로 협업할 수 있다.

커머스 조직의 경우, 여기에 더해 크로스펑셔널팀의 필요를 충족시켜 주는 프로젝트 관리 툴을 선택해야 효과를 볼 수 있다.

❓크로스펑셔널 팀에 필요한 프로젝트 관리 도구는 무엇일까?

아래 질문으로 크로스펑셔널 팀에 필요한 프로젝트 도구의 기능을 구체화할 수 있다.

• 텍스트 기반이 아닌 시각적인 요소를 자유롭게 사용해서 소통할 수 있는가?
• 클라우드 기반으로 장소, 시간 제약 없이 실시간 협업이 가능한가?
• 기술 역량과 관계없이 개발자/비개발자 모두가 쉽게 사용할 수 있는 도구인가?
• 프로젝트 전체 진행 현황과 목표 달성률을 시스템에서 확인할 수 있는가?

커머스 조직의 프로젝트 관리 1️⃣ : 업무 시각화

여러 부서가 협업할 때 가장 어려움을 겪는 부분은 바로 커뮤니케이션이다. 아무리 미팅을 하고 채팅으로 메시지를 주고받아도 서로 이해하는 것이 다르다. 특히 텍스트 기반 커뮤니케이션에 업무 내용이 치중되면, 대화 내용에 대한 오해가 빈번하게 발생해서 원활한 소통이 어려워진다. 각자 텍스트로 내용을 전달하는 스타일이 다르고, 같은 단어를 다르게 이해하는 사람들도 많다. 여러 부서가 협업해야 하는 환경에서는 이 문제가 더 커진다.

원활한 업무 진행을 위해 ‘업무의 시각화’가 필요하다. 업무의 시각화는 말 그대로 업무를 더욱 직관적으로 보이도록 시각화해서 보여주고 소통하는 방법이다. 이해하기 힘든 텍스트 기반의 메신저 소통 방식, 할 일 목록, 받은 편지함, 찾기 힘든 파일과 폴더를 찾아 헤매는 데 귀중한 시간을 소비하는 대신, 시각적 도구로 업무를 공유하고 진행하는 ‘시각적 협업 (visual collaboration)'을 의미한다.

▪️ 명확해진다: 복잡한 아이디어나 프로세스를 텍스트만이 아닌 시각적 요소를 통해 설명하면 더욱 명확하게 내용이 전달된다. 예를 들면, 플로우차트나 다이어그램은 프로세스의 흐름을 한눈에 파악하기 쉽게 해준다.

▪️ 참여와 창의성이 올라간다: 시각적 요소를 활용해서 소통하면 팀원들이 더욱 적극적으로 참여할 수 있다. 또한 다양한 요소를 사용해서 새로운 아이디어나 해결책을 함께 시각화하며 찾아나갈 수 있다.

▪️ 시간이 절약된다: 시각적 소통은 오해나 모호성을 줄여주기 때문에 팀원들이 한 번에 명확하게 내용을 이해하고 따라갈 수 있다. 따라서 반복적으로 설명하는 데 드는 시간이 절약되고 프로젝트의 전반적인 속도를 높일 수 있다.

▪️ 오래 기억된다: 사람들은 시각적 정보를 글보다 훨씬 잘 기억한다. 중요한 포인트나 결정 사항을 시각적으로 표현하면 팀원들이 그 내용을 장기간 기억하는 데 도움이 된다.

커머스 조직의 프로젝트 관리 2️⃣ : 모든 직군을 위한 쉬운 사용성

프로젝트 관리 툴을 이미 사용하고 있는데도 프로젝트 관리가 여전히 어렵다면, 현재 사용하고 있는 툴이 모든 직군이 사용하기 쉬운 도구인지 점검해 봐야 한다. 일반적으로 부서별, 개인별로 기술 지식과 역량에 대한 편차가 크다. 개발팀에 특화된 프로젝트 관리 도구를 기획팀에게 사용하라고 하면 어려워할 수 있다.

크로스펑셔널 팀을 위한 프로젝트 관리 툴은, 특정 직군을 위한 수많은 기능을 제공하는 툴보다는 프로젝트 관리를 위한 기본 기능을 제공하면서 누구나 쉽게 사용할 수 있는 도구를 선택하는 것이 좋다. 일정도 촉박하고 해야 할 업무도 많은데, 팀에서 사용하라고 하는 도구가 너무 복잡하거나 사용하기 어려우면 오히려 생산성이 떨어지는 안타까운 결과로 이어진다. 결국 각자 원래 사용하던 업무툴로 돌아가버릴 수도 있다.

대부분의 프로젝트 관리 툴은 쉬운 사용성과 직관성을 특징으로 내세운다. 플랫폼 내에서 필요한 정보를 쉽게 확인할 수 있는지, 클릭 몇 번으로 원하는 기능을 사용할 수 있는지 등을 팀원들과 함께 체험판으로 확인해 보면 된다. 노하우가 많은 툴 전문 컨설턴트가 제공하는 무료 온보딩 서비스를 적극 활용하는 것도 추천한다.

커머스 조직의 프로젝트 관리 3️⃣ : 클라우드 기반 실시간 협업

협업 생산성을 높이기 위한 업무 프로세스 개선이라고 하면 거창해 보이지만, 실제로 팀원들이 실무를 할 때 겪는 불편함은 의외로 쉽게 해결될 수 있다.

🛠️ 개선이 필요한 업무 방식 예시

• 제품 상세 페이지 기획안에 대한 피드백을 여러 사람이 각자 전달해서 담당자는 파일을 매번 다운로드받아 취합해야 함
• 기획안에 대한 다른 사람의 피드백을 확인할 수 없어 동일한 내용의 피드백이 많음
• 회사 공통 파일을 직원 각자에게 따로 전달해야 해서 불필요한 시간이 소모됨
• 메신저로 공유된 동일한 파일이 3개의 컴퓨터에 저장되어 있음

위와 같은 경우, 클라우드 기반 프로젝트 관리 도구를 사용하면 업무가 훨씬 수월해진다.

⛅️ 클라우드 기반 프로젝트 관리 도구의 장점

• 접근성: 클라우드 기반 도구는 인터넷 연결만 있으면 어디서나 접근할 수 있다. 팀원들이 국가나 지역에 상관없이 원격으로 협업할 수 있다.
• 실시간 업데이트: 클라우드 기반 도구는 실시간으로 데이터를 업데이트한다. 모든 팀원이 항상 최신 정보를 볼 수 있다.
• 협업 기능: 대부분의 클라우드 기반 프로젝트 관리 도구는 채팅, 공유, 코멘트 등의 협업 기능을 제공하여 팀원들 간의 의사소통을 강화한다.
• 사용 편의성: 클라우드 기반 도구는 웹 브라우저/앱을 통해 사용할 수 있다. 복잡한 설치나 설정 없이 쉽게 사용가능하다.
• 통합 및 호환성: 클라우드 기반 도구는 다른 클라우드 애플리케이션과 쉽게 통합될 수 있다. 따라서 팀원들이 서로 다른 플랫폼에서 작업할 때도 정보 공유가 용이하다.
• 보안: 많은 클라우드 제공업체는 데이터 암호화, 인증 및 접근 제어와 같은 고급 보안 기능을 제공한다.

클라우드 솔루션을 활용해서 불필요한 반복 작업을 줄이고 협업 속도를 높이면, 조직은 더 높은 수준의 효율성과 민첩성을 기반으로 지속적으로 성장할 수 있다.

커머스 조직의 프로젝트 관리 4️⃣ : 프로젝트와 목표 연결

성공적인 프로젝트 관리란 목표를 달성하기 위해 다양한 요소를 효과적으로 조율하고 실행하는 것을 의미한다. 실제로 프로젝트가 처음부터 끝까지 계획대로 원활하게 진행되는 경우는 거의 없다. 예상치 못한 변수가 발생하면 적절한 조절이 필요하고, 이는 처음에 설정한 목표에도 영향을 미친다. 따라서 프로젝트 관리와 목표 관리는 서로 밀접하게 연결되어야 하며, 이를 하나의 플랫폼에서 관리한다면 그 효과를 높일 수 있다.

프로젝트의 진행 과정을 정확히 모르고 단순히 결과만으로 평가한다면, 팀원들의 동기 부여는 약화될 수밖에 없다. 이러한 접근은 팀의 사기 저하와 다음 프로젝트의 효율성 감소로 이어진다. 또한 프로젝트를 진행하다 보면 여러 의사결정이 필요한 순간이 찾아온다. 이때 팀원 모두에게 방향성이 되어주는 목표가 선명하게 보여야 한다. 그렇지 않으면 스스로 판단을 내리기 어렵고 일정은 지연되어 버린다.

프로젝트와 목표가 유기적으로 연결되도록 설계된 솔루션을 활용하면 프로젝트의 진행 과정을 더 원활하게 조율할 수 있다. 이런 방식을 통해 팀은 프로젝트를 더욱 효과적으로 관리하며 목표를 성공적으로 달성할 수 있다.

수많은 프로젝트 관리 도구 중에서 우리 조직에 최적화된 제품을 선택하는 것은 쉽지 않을 수 있다. 그러나 우리 조직과 프로젝트의 특성을 제대로 이해하고 필요한 기능을 제공하는 솔루션을 만나기만 하면, 업무 방식 개선을 통한 효과적인 프로젝트 관리가 가능해진다.

도구는 그저 수단에 불과하다. 그러나 좋은 도구를 선택하고, 그 도구를 잘 활용해서 효과를 내고자 하는 의지를 갖는다면 분명 효과를 볼 수 있을 것이다.

비주얼 프로젝트 협업 솔루션 알로(ALLO)는 시각적 요소를 바탕을 여러 커머스 조직의 업무 프로세스 개선 및 디지털 전환을 돕고 있습니다. 프로젝트 관리, OKR 목표 관리, 조직도 기능, 온라인 캔버스 기능 등 프로젝트 수행을 위한 핵심 기능을 모두 제공합니다.

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